Uitstervende beroepen bestaan wel degelijk: de lantaarnopsteker was ooit een bestaand beroep, maar is er echt niet meer. Ook de producent van typmachines heeft zich moeten aanpassen aan de veranderende tijd. Wat niet verandert? De menselijke behoeftes om te helpen en geholpen te worden. Die behoeftes stonden én staan centraal in het vak van de support professional.
De hoeveelheid veranderingen in het vakgebied is groot, en het tempo waarin die veranderingen plaatsvinden ligt hoog. Dat laatste hangt voor een flink deel samen met de voortdurende stroom van nieuwe technologieën, digitalisering en robotisering. Zowel de support professionals als de organisatie waarin ze werken past zich aan bij deze stroom van verandering. Je zult wel moeten; stilstand is achteruitgang.
Wat al die veranderingen veroorzaken voor support professionals is op twee manieren te bekijken; het maakt je werk tegelijkertijd makkelijker en moeilijker. Want als je taak wordt overgenomen door de persoon waarvoor je werkt, of zelfs door een machine of programma, waar ben jij dan nog van?
Het profiel van het vak is daarmee heel anders dan 25, 15 of zelfs maar 5 jaar geleden. De vier belangrijkste veranderingen voor wie nu support professional is, zijn deze:
Het ontwikkelen van een eigen expertise is nodig om onderscheidend te zijn.
Het is niet meer zo dat je als support professional overal terecht kunt, als je maar kunt typen en notuleren. Enige specialisatie is nodig. Kunnen benoemen waar je goed in bent en waarin je verschilt van je collega’s kan een uitdaging zijn, maar is nodig om jezelf op de arbeidsmarkt te kunnen ‘verkopen’. Omdat organisaties veel veranderingen doormaken qua opbouw en taakverdeling is het nodig dat scherp in beeld is welke kwaliteiten medewerkers hebben. Simpel gezegd – weten wat je mensen kunnen of niet kunnen.
Het is trouwens niet verstandig om zó gespecialiseerd te zijn, dat je maar inzetbaar bent in een beperkt aantal organisaties of projecten. Dat vermindert je kansen op de arbeidsmarkt sterk, tenzij je bepaalde kennis of vaardigheden hebt die uniek zijn en niet makkelijk door anderen over te nemen. Denk aan het vloeiend zijn in meerdere talen, de bereidheid om extreem flexibel te zijn in je beschikbaarheid, of inhoudelijke kennis die precies aansluit op die van de persoon voor wie je wilt werken.
Specialisatie vraagt dus om balans tussen vraag en aanbod: wat wil ik bieden en wat zoekt de ander? Dat betekent dat je regelmatig moet onderzoeken wat de ander van je verwacht, maar ook dat je jezelf blijft ontwikkelen om daarop aan te sluiten. Een leven lang leren, want elk jaar dat jij géén training, opleiding, workshop of cursus volgt, komen er honderd nieuwe collega’s op de arbeidsmarkt met kennis die jij nog niet bezit.
Eenvoudige functies voor support professionals verdwijnen in rap tempo.
Er is niets mis met de keuze om te werken in een functie met beperkte verantwoordelijkheden, organisatorisch of inhoudelijk. Het kan heerlijk zijn om in je werk vooral herhalende taken te hebben waarvoor je weinig mentale inzet nodig hebt: eenvoudig agendabeheer, bestellen van kantoorartikelen, pakjes aannemen… En dan aan het einde van de dag de deur achter je dichttrekken, in het besef dat je je pas morgenochtend weer druk hoeft te maken over wat er van je wordt verwacht.
Wat wel goed te zien is, is dat dit type functie voor de support professional steeds schaarser wordt. Dergelijke taken worden teruggelegd bij de individuele medewerkers (hun eigen docu-menten scannen, hun eigen vrije dagen invoeren), gecen-traliseerd met andere partijen (één receptioniste voor meerdere organisaties in een gebouw), uitbesteed aan externe specialisten (catering, reizen, notuleren) of gewoon geschrapt omdat ze ‘te luxe’ worden bevonden.
Geld is hierbij vrijwel altijd de drijvende factor: kan het goedkoper, dan zoekt een organisatie naar de manier om dat voor elkaar te krijgen, ongeacht of jij en wat jij leuk vindt daarbij in de weg staan.
De filterfunctie van de support professional is belangrijker dan ooit.
De hoeveelheid informatie in de wereld is de afgelopen eeuw exponentieel toegenomen; de komst van het internet heeft dat alleen maar versterkt. Informatie komt in tekst en beeld op je af, in grote hoeveelheden, via allerlei kanalen en van variabele betrouwbaarheid en kwaliteit.
Informatie tot je nemen kost de moderne mens hierdoor veel tijd en dat heeft degene die jij ondersteunt meestal niet in overvloed. In je ondersteunende rol wordt er daarom meer dan ooit van jou verwacht dat je de vaardigheid hebt om hoofd- van bijzaken te onderscheiden in die informatiestroom. Welke informatie is essentieel, welke is nuttig maar niet cruciaal, welke is leuk maar niet écht nodig, of zelfs totaal onbelangrijk?
Als support professional is het nodig dat je informatievaardig bent. Alleen zo weet je wanneer en waarom je informatie nodig hebt, waar je het kunt vinden, hoe je het kunt beoordelen, gebruiken en op een goede manier hergebruiken. Daarbij helpt het enorm om een kwalitatief goed netwerk te hebben, waarin je met hulp van anderen snel vindt wat je nodig hebt.
Netwerken (online en offline) is voor een support professional een essentiële activiteit.
Dat netwerk opbouwen en onderhouden gebeurt in toenemende mate via online connecties; dat was ook al zo voordat veel functies in het voorjaar van 2020 naar de keuken-tafel of het thuiskantoor werden verplaatst. Het uitwisselen van kennis en ervaringen met collega’s in andere organisaties en branches biedt jou daarbij een aantal interessante mogelijk-heden.
Om te beginnen kun je jezelf meer ontwikkelen, doordat je nieuwe vaardigheden aanleert, of inzichten opdoet en ver-banden gaat leggen die je voorheen (nog) niet zag. Daarvan pluk je de vruchten in je eigen werkzaamheden.
Wat een goed netwerk je ook biedt, is de kans om je loopbaan te beïnvloeden. Je hoort waar behoefte aan is in de markt, waar vacatures zijn of hoe - en waarin - branches veranderen. Geen wonder dus dat netwerken echt de belangrijkste manier is om een baan te vinden, meer nog dan vacaturesites of social media. Binnen je netwerk hoor je vaak eerder dan de buitenwereld of er een vacature is; maar liefst 1 op de 4 mensen met een nieuwe baan kreeg de informatie op die manier.
Dat de support professionals van nu niet kunnen overzien hoe hun functie er over tien jaar uit ziet, maakt het best spannend, maar tegelijkertijd ook niet saai.
Eén ding weten we zeker - de support professional is een blijvende functie. Door mee te veranderen kunnen je blijven doen waar je goed in bent: het ontzorgen van anderen en het optimaliseren van hun productiviteit.
Vinger aan de pols houden over de veranderingen is een must. Want leuk of niet, stilstaan is in elk geval geen optie meer.
De vier belangrijkste veranderingen voor support professionals
- Je hebt een eigen expertise nodig om onderscheidend te zijn
- Eenvoudige functies verdwijnen in rap tempo
- Je filterfunctie is belangrijker dan ooit
- Netwerken is een essentiële activiteit
Liefs, Karen
