Een vergadering via Microsoft Teams is niet meer weg te denken uit onze dagelijkse (zakelijke) werkzaamheden. Van een vergadering met de Raad van Bestuur tot een afdelingsoverleg, we vergaderen via Microsoft Teams voor verschillende doeleinden. Deze 5 tips zorgen voor een professionele online vergadering via dit multifunctionele communicatie- en samenwerkingsplatform:
1. Stel vooraf vergaderopties in
Als support professional beheer je vaak de agenda van je manager en maak jij de link aan voor de Teams-meetings. Hierdoor ben je de organisator van de meeting en heb jij alle rechten. Helaas is het op dit moment nog niet mogelijk om deze rechten over te dragen (Microsoft is hier druk mee bezig, wij kunnen niet wachten 😊).
Om ervoor te zorgen dat jij niet bij elke vergadering aanwezig hoeft te zijn, kun vooraf de instellingen van de vergadering aanpassen. Dit doe je via de vergaderopties. Via deze opties kun je o.a. instellen wie er wel/niet in de lobby moet wachten, wie er kan presenteren en of chatberichten zijn toegestaan voor de vergadering.
Tip! Ook als je zelf wel deelneemt aan de vergadering is het verstandig om vooraf de vergaderopties in te stellen. Dit voorkomt bijv. tijdens een online bijeenkomst iemand per ongeluk zijn scherm kan delen terwijl dit niet de bedoeling is.
Meer weten over de vergaderopties? Check onze e-learning over Microsoft Teams.
2. Pas je achtergrond aan
Wil je op een eenvoudige manier een professionele indruk maken, pas je achtergrond aan in Microsoft Teams. Op deze manier is de kantoortuin waarin je werkt of die rommelige boekenkast die op je werkkamer staat niet in beeld.
Je kunt je achtergrond vervagen, een standaard achtergrond van Microsoft Teams selecteren maar ook een eigen achtergrond toevoegen. Het is leuk om daarbij te variëren met achtergronden. Pas je achtergrond bijv. aan aan het seizoen.
Op platform Clubp vertellen wij je graag meer over het aanpassen van je achtergrond. Maak snel een gratis account aan en ontdek de mogelijkheden!
3. Zet ruisonderdrukking aan
Als je tijdens een online vergadering niet aan het woord bent, is het verstandig je microfoon te dempen. Op deze manier voorkom je een echo of storende achtergrondgeluiden zoals een telefoon die overgaat of het ritselen van papieren. Geluiden die deelnemers afleiden.
Maar ook als je aan het woord bent is het fijn als je achtergrondgeluiden onderdrukt worden. Op deze manier blijven de deelnemers gefocust op jouw verhaal en niet op je achtergrondgeluiden.
Via de functie ruisonderdrukking heb je keuze uit 4 opties. Als je gaat voor automatisch bepaalt Microsoft Teams zelf het beste niveau van ruisonderdrukking (op basis van lokale ruis die de app waarneemt). Kies je voor ‘Hoog’ dan worden alle achtergrondgeluiden die geen spraak zijn, onderdrukt. Bij de optie ‘Laag’ worden aanhoudende achtergrondgeluiden zoals een airco tegen gehouden. Als je tijdens je vergadering muziek wilt afspelen, adviseren wij je om deze optie te selecteren.
Wil je dat achtergrondgeluiden niet onderdrukt worden, dan kun je de ruisonderdrukking uitschakelen via de optie ‘Uit’. Als je gebruik maakt van een hoogwaardige microfoon in een omgeving met weinig ruis, is het verstandig deze optie te kiezen.
Waar je ruisonderdrukking precies kunt vinden in de instellingen, vertellen wij je graag op ons platform.
4. Maak gebruik van polls
Wil je tijdens een Teams-meeting graag input ophalen bij de deelnemers? Dit kan door een poll uit te zetten via Microsoft Forms. Op deze manier voorkom je ellenlange verhalen in de chat en kan iedereen makkelijk en snel zijn mening geven over een stelling of vraag. Daarnaast zorgt het ook voor een positieve interactie met je deelnemers.
Bekijk hier hoe je een poll aanmaakt in Teams,
5. Werk met breakout rooms
Heb je een vergadering met veel deelnemers en wil je de groep opsplitsen in kleinere groepen, werk dan met break-out rooms! Op deze manier kun je bijvoorbeeld één-op-één gesprekken voeren waarbij deelnemers kennis maken met elkaar, als werkgroep dieper in gaan op een bepaald onderwerp of themasessies organiseren binnen 1 vergadering. Werken met breakout rooms geeft je vergadering een andere dimensie. Het zorgt voor dynamiek in je sessie en houdt je deelnemers betrokken.
Belangrijk om te weten! Deze functie verschijnt alleen in de bar van de meeting als je de organisator bent van de vergadering. Het is dus belangrijk dat degene die de breakout rooms gaat indelen tijdens de vergadering ook de link aan maakt!
Hoe je breakout rooms aanmaakt, beheert en faciliteert zie je in een korte instructiefilm in onze e-learning.
