Tips om jouw e-mail te organiseren
Wij als support professionals weten als geen ander dat e-mail een van de meest gebruikte communicatiemiddelen ter wereld is. Daarom geven we je graag tips voor Outlook. Een ongeorganiseerde mailbox kan leiden tot mega veel mails, waardoor je het overzicht verliest en belangrijke mails over het hoofd kunt zien. Daarom is het belangrijk om een systeem te hebben om jouw mailbox goed te beheren.
De allereerste stap is om je Outlook mailbox leeg te maken. Nee, je hoeft niet alles in één klap te verwijderen, maar check iedere mail één voor één en beslis wat ermee moet gebeuren. Sommige mails kunnen worden verwijderd, andere kunnen gearchiveerd worden of in een map worden geplaatst.
Een tip is om gebruik te maken van de fantastische 4D-methode: Delete, Delegate, Defer of Do. Bij het ontvangen van een e-mail in Outlook bepaal je meteen welke van de vier D’s er op van toepassing is.
De 4 D's om jouw mailbox te beheren op een rijtje
- Delete: kun je een e-mail verwijderen? Doe dit dan meteen.
- Delegate: als iemand anders de email moet afhandelen, stuur de mail dan door
- Defer: als je de e-mail op een later tijdstip moet afhandelen, stel het dan uit.
- Do: als je de e-mail meteen kunt afhandelen, doe dit dan meteen.
Wanneer je deze tips voor Outlook gebruikt, krijg je veel meer controle over je mailbox en voorkom je een mega volle inbox! Ook bespaar je tijd door efficiënter te werken.
Long story short, het organiseren van je mailbox is belangrijk! Al helemaal voor ons als support professionals. Overzicht houden en efficiënt werken is van groot belang. Door de 4D-methode te gebruiken, voorkom je een volle inbox en zijn jij - en daardoor ook je managers - helemaal in control! 😊
Wil jij meer tips voor Outlook? Bekijk dan de e-learning Microsoft Outlook op het platform!
Behoefte om ook jouw agendabeheer efficiënter te organiseren? Check de blog!
