Ja hoor, dat doe ik wel gelijk voor je’. Een valkuil van veel managementondersteuners is dat je je laat leiden door de waan van de dag en je eigen werk opzij zet voor dat waar anderen mee komen.
‘Aan het einde van een werkdag ben ik doodop en heb ’s avonds de neiging om alleen nog maar op de bank te liggen’, is wat ik dan vaak hoor zeggen. Meestal is dit omdat naast de hele dag bezig te zijn met wat anderen willen, je ook nog een takenpakket hebt dat voor een groot deel bestaat uit werkzaamheden die vooral veel energie kosten.
‘Als je geen leiding geeft aan jezelf, neemt de ander leiding over jou’
Dat wil zeggen als je niet zelf aan het roer staat, laat je anderen en omstandigheden bepalen hoe jouw werkdag er uitziet én verloopt.
Daarom is Persoonlijk Leiderschap zo ontzettend belangrijk en vooral als je een ondersteunende functie hebt. Persoonlijk Leiderschap is namelijk een competentie/vaardigheid die ervoor zorgt dat je jezelf kunt managen.
Persoonlijk Leiderschap is iets wat iedereen kan ontwikkelen. Daardoor ga je steviger in je schoenen staan, wordt je assertiever, durf je beslissingen te nemen en keuzes te maken. Waardoor je in staat bent om je werk zo in te richten dat het voor jou werkt.
Met Persoonlijk Leiderschap bedoel ik zeer zeker niet dat je op de stoel van je manager moet gaan zitten. Maar wel dat je jezelf gaat zien als de professional die NAAST een manager staat. Jij doet het werk wat jouw manager niet kan en vice versa. Beiden zijn jullie van net zoveel waarde als ieder ander binnen de organisatie. Iedereen is namelijk een belangrijke schakel in een keten.
Door mijn eigen ervaring als bestuurssecretaresse/coördinator/office manager en het daarnaast inmiddels alweer vele jaren mogen trainen en coachen van managementondersteuners, heb ik ‘De 5 stappen naar Persoonlijk Leiderschap’ voor de Support Professional ontwikkeld.
In dit blog ga ik dieper in op de eerste stap: zelfkennis. De komende periode zal ik voor iedere stap een apart blog schrijven en dus dieper ingaan op ieder onderdeel van Persoonlijk Leiderschap.
Stap 1: Zelfkennis
Goede kennis en inzicht in jezelf is essentieel om jezelf aan te kunnen sturen en doelen te kunnen realiseren. Dit is een eerste vereiste, want pas als je jezelf écht goed kent kun je namelijk optimaal gebruik maken van je kwaliteiten en talenten. Daarom begint het ontwikkelen van Persoonlijk Leiderschap met te weten wat je sterke punten en je zwakke punten (die ik liever ‘imperfecties’ noem) zijn.
Wat zijn je kwaliteiten, persoonlijke valkuilen en allergieën, persoonlijke waarden, drijfveren en vaardigheden (competenties).
Dan denk je misschien dit is makkelijker gezegd dan gedaan, want hoe kom je hier nu achter? Ik zal er even drie items voor je uithalen en nader toelichten.
Kwaliteiten zijn eigenschappen die iets zeggen over wie je bent. Bijvoorbeeld ‘daadkrachtig’ of ‘betrokken’. Dit zijn persoonskenmerken die je hebt vanaf je geboorte. Ze staan los van wat je hebt aangeleerd. Het is jouw ‘gereedschapskist’ (toolbox) die je tot je beschikking hebt.
In de loop der jaren kan je het ‘gereedschap’ oftewel je kwaliteiten wel verbeteren door dit bewust te ontwikkelen. Maar deze kunnen ook minder worden omdat je ze niet kunt/wilt of durft in te zetten.
Om erachter te komen wat je kwaliteiten zijn kun je jezelf eens omschrijven in vijf woorden. Daarnaast kun je ook nog aan een aantal personen vragen om jou te omschrijven. Zo kom je erachter waaruit jouw ‘gereedschapskist’ bestaat.
Een persoonlijke valkuil is een doorgeslagen variant van een kwaliteit/eigenschap. Een valkuil is dus ook een manier om inzicht te krijgen in je kwaliteiten.
Een voorbeeld van een valkuil is bijvoorbeeld ‘bemoeizucht’. Dit is iets wat ik best weleens te horen kreeg. Toen ik hier echter eens naar ging kijken, bleek dat ik gewoon te ver ging in mijn kwaliteit ‘behulpzaam’. Dus wist ik daardoor wat een kwaliteit van mij was en kon ik leren hoe ik kon voorkomen hierin door te slaan. Namelijk door niet voor een ander te denken en te gaan ‘redden’, maar te helpen (en eerst te vragen of iemand überhaupt hulp wilt). Want als je te ver gaat in het behulpzaam zijn ben je aan het ‘redden’…
Even een concreet voorbeeld van het verschil tussen helpen en redden.
Stel dat je een oudere dame bij een zebrapad ziet staan. Je ziet de auto’s voorbij razen en je denkt: ‘Och, wat zielig, die ga ik helpen met oversteken’.
Je begeleidt haar veilig naar de overkant. Vervolgens hoor je haar zeggen: ‘Maar ik moest helemaal niet naar de overkant. Ik stond daar te wachten, omdat mijn man me daar met de auto zou ophalen.’
Dit is een voorbeeld van ‘redden’. Je vult namelijk in voor de ander, met alle goede bedoelingen, maar 𝗷𝗲 𝗱𝗲𝗻𝗸𝘁 𝘁𝗲 𝘄𝗲𝘁𝗲𝗻 𝘄𝗮𝘁 𝗱𝗲 𝗮𝗻𝗱𝗲𝗿 𝘄𝗶𝗹𝘁. In dit geval had je namelijk de aanname dat deze dame naar de overkant van de straat wilde.
Als je aan het redden bent kun je zo ver gaan in het helpen van anderen, dat je (ondanks je goede intenties) handelt zonder te weten en dus te vragen wat de ander eigenlijk wilt of nodig heeft.
Helpen is als je naar deze dame toeloopt en vraagt: ‘Mevrouw, wilt u naar de overkant?’. Als ze hier dan vervolgens bevestigend op antwoordt, vraag je: ‘Wilt u dat ik u hierbij begeleidt?’. Dan kan ze ja of nee zeggen. Dat is helpen!
We hebben echter vaak een blinde vlek als het gaat om onze valkuilen. We worden ook niet graag geconfronteerd met onze valkuilen, omdat je dan of boos wordt op jezelf of dit ziet als kritiek. Maar als je dus weet dat dit een kwaliteit van je is waar je gewoon te ver in gaat, gaat je dit helpen om dit niet als kritiek te zien maar als iets om eens even bij stil te staan.
Persoonlijke waarden komen van binnenuit en zeggen veel over wie je bent en wat je belangrijk vindt in je leven. Het zijn fundamentele overtuigingen of idealen. Het is de kern van wat jij nastreeft en sturen je gedrag aan. Waarden geven richting aan alles wat je doet. Als je jouw waarden helder hebt, kun je jezelf zijn en laat je je niet leiden door dingen die anderen belangrijk vinden.
Waarden definieer je meestal in enkele woorden als ‘eerlijkheid’ ‘zorgzaamheid’ ‘vriendelijkheid’.
Hoe weet je wat je waarden zijn? Deze komen tot uiting als iemand er inbreuk op doet. Denk eens aan een moment wanneer je bijvoorbeeld heel erg boos werd. Waar kwam dit door? Op welke waarde deed dit inbreuk?
Een andere manier om inzicht te krijgen in wat je waarden zijn is na te denken over wie je enorm bewondert. Dat kan een bekend persoon zijn maar ook een collega of een kennis. Wanneer voelde je bewondering? Welke waarden lagen er onder het gedrag dat in die situatie door deze persoon werd vertoond? Dit zegt namelijk iets over jouw eigen waarden.
Uiteraard is dit iets waar je regelmatig naar moet blijven kijken. Je groeit namelijk als mens door je ervaringen en omstandigheden. Zo veranderen ook bijvoorbeeld je drijfveren en dus hetgeen je belangrijk vindt. In de tijd dat ik secretaresse was had ik andere drijfveren dan ik nu als ondernemer heb. Ook in verschillende fases in je leven kun je andere drijfveren hebben.
Inzicht in jezelf is cruciaal omdat je dan namelijk weet wat je wel kunt en wat je minder goed kunt. Waardoor je je niet (meer) laat verleiden tot uitdagingen, taken/werkzaamheden die niet bij jou passen en kies je bewust voor die taken/werkzaamheden en die (werk)omgeving die bij jou past.
Dit is ook een belangrijke reden waarom een behoorlijk groot percentage van mijn cliënten tijdens of soms na een coachingstraject kiest voor een andere baan. Niet vanuit vluchtgedrag, maar omdat ze steeds beter weten wie ze zijn en wat bij ze past en door Persoonlijk Leiderschap bewuste keuzes durven maken. Uiteraard wordt er niet altijd gekozen voor een andere baan, maar dit kan ook zijn een andere (interne) functie of een verandering in het takenpakket.
Auteur: Colinda Mertens
