Het lijkt haar allemaal makkelijk af te gaan. Ze houdt niet voor één, maar meerdere managers alle ballen hoog als executive assistant binnen Centrotec Industries, is finalist Secretaresse van het Jaar in 2020 en is ambassadeur van Clubp. Jeanette Harmsen ondersteunt met veel liefde en passie sinds een paar jaar managing director Carin Hendriksen. “Inmiddels ben ik zo gewend aan de ondersteuning van Jeanette en kan ik verschillende projecten bij haar neerleggen. Hiermee kan ik mijn focus volledig leggen op leidinggeven”, geeft Carin aan.
Goed voorstel
Jeanette: "Ik ondersteun de CEO en boardmembers binnen Centrotec Industries. Sinds de coronaperiode is Carin daarbij gekomen. In deze periode veranderden mijn werkzaamheden, zaken vielen weg want events en bijeenkomsten konden niet meer worden gehouden. Ik zag dat Carin geen persoonlijke ondersteuning had en kwam met haar in gesprek. Algauw merkte ik dat hier iets te winnen viel. Ik maakte een PowerPoint met mijn voorstel van het optimaliseren van de receptie. Dit was iets wat Carin al langere tijd wilde aanpakken. En dit was het begin van onze samenwerking dat nu bestaat uit volledige ondersteuning, agendabeheer, het organiseren van reizen en regelen van toffe projecten, tot het simpel bestellen van een boeketje. Het is er alleen maar veel diverser op geworden.”
Carin: “Begin 2020 ben ik begonnen binnen Ubbink als managing director en een paar weken later deed COVID-19 haar intrede. Voor mij was het landen en zwemmen, een hectische periode. Op dat moment had ik ook nog geen assistant die mij ondersteunde. Dus op het juiste moment klopte Jeanette bij mij aan omdat zij tijd over had. In het begin bestond haar ondersteuning vooral uit de basis, zoals organiseren van afspraken en het beheren van mijn agenda. Maar inmiddels doet ze veel meer dan dat. Tegenwoordig komt niemand meer rechtstreeks naar mij toe als het gaat om mijn agenda, maar gaan ze rechtstreeks naar Jeanette.”
Als het klikt, dan klikt het
J: “Algauw legde Carin meerdere taken bij mij neer. Zaken die zij vervelend vindt, zoals contact met sponsoren en lokale verenigingen. Maar ook kreeg ik snel de kans om deel te nemen aan andere projecten en deze ook te leiden.”
C: “Jeanette werkte aan ons onboardingsprogramma. We wilden nieuwe medewerkers een warm welkom heten en een introductieprogramma voor hen opzetten. Dit heeft Jeanette met beide handen aangepakt en nu staat er een heel mooi programma.”
J: “Dat was heel gaaf om te doen. Ook werkte ik aan het optimaliseren van de receptie van Ubbink, een onderdeel van Centrotec. Iets wat al langer een idee van Carin was, maar wat haar wel hoofdpijn gaf. Dit nam ik uit handen. Inmiddels is Carin zo gewend aan mijn ondersteuning dat als ze naar een externe meeting gaat, zij pas diezelfde ochtend in de auto haar agenda opent en kijkt welk adres ze in haar navigatie moet instellen.”
C: "“Eerder moest ik dat allemaal zelf opzoeken. Nu weet ik dat het adres in Outlook staat en dat Jeanette dat al heeft geregeld. Dat scheelt veel stress en ik hoef me daar dus geen zorgen meer om te maken. Ik kan er blindelings op vertrouwen dat zaken zoals deze geregeld zijn.”
J: “Dat doe ik ook heel graag. Als ik Carin met dit soort zaken kan ontlasten, kan zij haar focus leggen op haar taak: leiding geven aan Ubbink. De samenwerking vind ik heel erg fijn. Hoewel we aan het begin wel moesten wennen aan elkaar. Carin werkte nooit eerder samen met een assistant. Ook hebben we natuurlijk beide een andere manier van werken. Maar al snel liep het heel soepel. Carin laat mij erg vrij en uit dat ook in vertrouwen.”
C: “Als het klikt, dan klikt het. En dat deed het vanaf moment één.
J: "Dat is helemaal waar!"
Toffe projecten
C: “Ons verhaal is eigenlijk een grote reis die we samen maken. We begonnen eenvoudig, met basis secretariële ondersteuning. Maar momenteel gooi ik al mijn ideeën bij Jeanette over de schutting en kan ze ermee aan de haal.”
J: “Clubp en mijn deelname aan Secretaresse van het Jaar openden mijn ogen. Ik zag in dat ik meer uitdaging wilde dan enkel het plannen van afspraken. Ik wil meedraaien in projecten of zelf een project trekken. Daar krijg ik heel veel positieve energie van. In het begin dacht ik dat het me nooit zou lukken, maar ik kwam erachter dat ik het kan. Als ik dan zie wat ik allemaal voor elkaar krijg, in combinatie met het vertrouwen vanuit Carin, voel ik me versterkt in mijn drive om dit door te zetten. Het maakt mijn werk heel interessant en afwisselend.”
C: “Er zijn veel bedrijven en groepen die Ubbink regelmatig benaderen om een kijkje te mogen nemen in onze fabrieken. Er stond geen strakke procedure voor het coördineren van bedrijfsbezoeken, dus een mooie kans voor Jeanette!”
J: “Het was inderdaad tijd voor een goede upgrade. In samenspraak met Carin ben ik nu bezig om een efficiënte procedure hiervoor in te richten. Ik begon met het maken van een eenvoudige Exel met alles wat een bedrijfsbezoek kan inhouden. Van hele grote groepen, tot vijf gasten. Dit vertaalde ik vervolgens naar Planner in Microsoft Office. Vanaf volgend jaar stop ik met deze Excel en wil ik de hele procedure vanuit Planner coördineren.”
C: “Een ander tof project, de Ubbink Young-dagen, is een heel mooi event dat Jeanette voor mij organiseert. Dit zijn twee volle dagen waarin de jongere collega’s binnen Ubbink de kans krijgen hun visie, doel en hoe zij dat willen bereiken aan onze CEO te presenteren.”
J: “We hebben veel jonge collega’s die net zijn afgestudeerd en zij zijn natuurlijk onze toekomst. We verdeelden onze nieuwe collega’s in groepen en hebben ze gevraagd hoe zij de toekomst binnen Centrotec zien. De dag sloten we af met een ‘College Tour’, bekend van tv en gepresenteerd door Twan Huys, waarbij onze CEO vragen krijgt van de Ubbink Young collega’s.”
Alle ballen hooghouden
J: “Doordat ik gestructureerd werk met To Do en OneNote in Microsoft Office, gaat het me goed af om meerdere mensen te ondersteunen. Maar ook komt het door mijn jarenlange ervaring. Ik leerde mezelf aan om in de ochtend eerst te starten met mijn mailbox, vervolgens ga ik naar mijn to-do’s, waarbij ad hoc-zaken op mijn papieren notitieblok komen, je kan namelijk niet alles onthouden. Alle to-do’s en acties vanuit mijn bila’s met mijn managers en Carin pak ik op. Dus mijn To Do en OneNote zijn heel belangrijk voor mij. Het is mijn externe geheugen. Zo houd ik elke dag een actueel overzicht over wat ik nog moet doen of welke zaken ik al afhandelde.”
C: “Inmiddels rommel ik nu ook in mijn eigen To Do. Sommige taken kan Jeanette niet van mij overnemen, en dan is het heel fijn dat ze me wel handvatten geeft hoe ik zo gestructureerd mogelijk kan werken. Ik ben nog niet zo’n expert in To Do als Jeanette, maar het gaat de goede kant op. Haar support verloopt zo soepel dat ik het bijna niet opmerk. Zo kwam ik er laatst achter dat Jeanette op donderdag en vrijdag thuiswerkt. Dat had ik gewoon niet door, omdat haar support altijd doorgaat.”
J: “Haha, dat was een grappig moment. Vaak werk ik thuis gewoon door en dan werk ik meer uren dan waarvoor ik op papier sta. En dat vind ik ook niet erg. Als ik op donderdagmiddag zie dat Carin nog iets geregeld wil hebben, dan regel ik dat gewoon. Of ik zet het op de to-do voor mijn volgende bila op maandag.”
Focusmomenten
C: “Op een gegeven moment merkte ik dat mijn agenda iedere dag wel heel vol zat. Daardoor was ik vaak ’s avonds of in de weekenden nog aan het werk. Een keer is het leuk, maar met een groot gezin wil ik ook graag gewoon moeder zijn. Toen ik dat aankaartte bij Jeanette gaf ze aan dat ik kon werken met focusmomenten. We spraken af dat we iedere dag twee uur aan focusmomenten inplannen in mijn agenda. Soms blijft er een uurtje van over, maar ik merk dat er nu ruimte overblijft voor werkvoorbereiding. En dat geeft gewoon rust. Dat betekent ook dat ik thuis niet vaak meer m’n laptop hoef open te klappen.”
J: “Voor de zomervakantie verdronk Carin in haar werkzaamheden. Ik zag dat gebeuren en toen wist ik dat we anders moesten gaan werken. De focusmomenten geven we ook een opvallend kleurtje in haar agenda, zodat Carin precies weet welke momenten in de week voor haar eigen focus is. Ik zie dat Carin nu veel meer rust heeft en dat ze aan zaken toekomt. Zoals nu komt de budgettering er weer aan, en daar kan ze zich in zo’n focusmoment goed op focussen. Erg fijn vind ik het om te zien dat het in de praktijk goed uitpakt.”
Ambassadrice van Clubp
J: “Ieder jaar organiseert Centrotec Industries een Directors Day waar alle managing directors binnen de groep voor worden uitgenodigd. De locatie moest dit jaar Amsterdam worden omdat het ’t meest praktisch was qua reizen. Mij werd gevraagd om de locatie hiervoor te regelen. Ik besloot meteen om het platform van Clubp te raadplegen. Binnen no time had ik vijf prachtige locaties die ik aan mijn CEO voorlegde. Ik maak dus heel veel gebruik van Clubp. Ik ben dan ook een trotse ambassadrice voor Clubp en ik ben al aangesloten sinds het vroege begin. Bij hun allereerste SmallTalks was ik aanwezig en ik wist meteen: Clubp moet ik in de gaten houden. Onlangs volgde ik een training over ChatGPT van Clubp. Heel waardevol voor mij, want ik ben binnen Centrotec lid van een pioniersclub met betrekking tot ChatGPT. In deze groep wisselen we ervaringen uit en zo deel ik mijn opgedane kennis van Clubp binnen Centrotec.”
De gouden tip van Carin voor CEO’s
“Het belangrijkste is: gewoon doen! Heb je ideeën of kun je hulp gebruiken? Schakel je assistant in en laat haar jou helpen. Zet haar in als sparringpartner, dat kan ze als geen ander. Het zorgt ervoor dat jij als managing director je kunt focussen op de zaken die jij moet regelen en waar jij energie van krijgt.”
De gouden tip van Jeanette voor assistants
“Als je ziet dat iemand ondersteuning nodig heeft; ga ervoor! Ik zag bij Carin allang dat ze daar behoefte aan had. Dus ga proactief aan de gang, laat je meerwaarde zien.”
