‘Tja, dit is niet helemaal wat ik voor ogen had’, denk je als je de e-mailbijlage opent. Je had de tekst toch uitbesteed omdat je zelf overliep van het werk. En ook omdat een tekstschrijver het beter kan.
Dacht je.
Dan vraag ik je: wist je vooraf wél wat je voor ogen had? Ik bedoel, in exacte woorden? Of was het meer een gevoel?
Misschien het laatste wel, als je eerlijk bent. Geeft niets, je bent niet de enige. Ik heb inmiddels meer verschillende briefings ontvangen dan er soorten spijkerbroeken in de winkels liggen. Van de één-regel-en-je-redt-het-wel-briefing tot de acht-kantjes-A4-briefing.
Veel opdrachtgevers hebben de neiging om vooral feiten te geven. Zaken waar je grip op hebt en goed in bent. Contactgegevens en een deadline, bijvoorbeeld. En superstrak georganiseerd als je bent, heb je de eventuele contactpersoon al een seintje gegeven. Plus een overzicht van de planning.
Dat is fijn, echt waar. Toch vraagt een goede tekst om méér richting. Hoe duidelijker je wensen, hoe beter de tekst. Of het nu gaat om een uitnodiging, (nieuwsbrief)artikel of blog, bijvoorbeeld.
Maak een template
Slim is om een template voor een tekstbriefing te maken, waarin je deze onderdelen opneemt. Tip: gebruik dit format ook als je regelmatig teksten van collega's nodig hebt, bijvoorbeeld inhoudsexperts.
- Soort tekst: geef duidelijk aan wat je wilt, eventueel met een voorbeeld van een eerdere uiting erbij. Een artikel op de website, een blog, een uitnodiging et cetera.
- Aanleiding: schets kort de context, zodat de tekstschrijver snapt waarom de tekst nu nodig is. Bijvoorbeeld voor een project, medium of event.
- Doel(en): Kennis (wat moet de lezer weten?), houding (hoe moet de lezer naar je onderwerp kijken?) en gedrag (wat moet de lezer doen nadat hij je tekst gelezen heeft?)
- Tone of voice: serieus, luchtig, humoristisch, objectief, of…? Heb je een voorbeeld van eerdere teksten ter inspiratie?
- Invalshoek: dit geldt bijvoorbeeld voor blogs en (nieuwsbrief)artikelen. Op welke centrale vraag geeft je tekst antwoord? Bij meerdere vragen: beperk het aantal tot twee of drie.
- Genre: een artikel kan verschillende vormen hebben. Bijvoorbeeld vraag-antwoord, een reportage, een portret. Geef dit aan en vind je dit lastig? Spar even met je tekstschrijver of, als je die hebt, een collega van communicatie.
- Kaders: een kader gebruik je om informatie extra op te laten vallen. Ik ben er persoonlijk fan van, dus ik adviseer: zeker noemen. Anders aan de tekstschrijver overlaten.
- Valkuilen: wat wil je zeker weten níet, maar ben je bang voor? Omschrijf dit netjes, maar wel duidelijk.
- Beeld of fotografie: is er al een beeldconcept, waar de tekstschrijver eventueel rekening mee kan houden? Want een goede tekst-beeld-afstemming, dat is een van de geheimen van communicatie die echt raakt.
- Bij een geïnterviewde: is de persoon op de hoogte? Handig om dit vooraf geregeld te hebben.
- Gegevens geïnterviewde:(n): telefoonnummer, e-mail, adres en eventuele bijzonderheden (bijvoorbeeld dagen waarop iemand niet werkt).
- Aantal woorden: inclusief kaders en inleiding, of niet? Bij een uitnodiging is dit wat lastig inschatten, maar stuur dan bijvoorbeeld een opmaakvoorstel mee.
- Aantal geschatte uren (offerte):bij externe tekstschrijvers kun je vooraf het geschatte aantal uren overeenkomen. Houd er rekening mee dat dit hoger kan uitvallen, bijvoorbeeld door lastige correctierondes.
Don'ts
- Dit wordt vaak vergeten: aantal woorden, invalshoek, genre en de valkuilen.
- Te veel invalshoeken noemen: een klassieker. Te veel zaken in één tekst willen stoppen. Maar, zo’n tekst voldoet nooit helemaal aan de wensen. Veel heen-en-weer gemail is het gevolg. Nog los van de kwaliteit: een tekst van 700 woorden met zes invalshoeken zit belabberd in elkaar en mist zijn doel.
- Te veel achtergrondinfo geven:achtergrondinfo is erg handig, hele A4’tjes vol zijn dat niet. Het artikel is dan al min of meer geschreven. Opdrachtgevers die bang zijn voor uitbesteden, trappen hier vaak in. Controle, controle, controle… Laat ruimte voor de tekstschrijver om creatief te zijn en je te verrassen!
Over Suzanne Geurts
Suzanne is leverancier van helderheid bij The Finest Lines. Maar je mag haar ook gewoon schrijfcoach, journalist en tekstschrijver noemen. Als schrijfcoach helpt ze office- en andere MarCom-professionals helder en creatiever te schrijven, zodat je met jouw teksten het hart van je publiek wint. Als freelance journalist en tekstschrijver heeft ze meer dan vijftien jaar ervaring bij toonaangevende bedrijven en media, zoals MT/Sprout, VNO-NCW, EY en Yoga Magazine. Meer over haar: www.finestlines.nl.
