Microsoft Office. Het werkmateriaal van veel assistants waar ze dagelijks gebruik van maken. Joyce Dunnewold is eigenaresse van Haal meer uit Microsoft en leert assistants hoe ze slimmer kunnen werken met Microsoft Office. En spoiler alert: er valt nog behoorlijk wat te behalen.
De technologische ontwikkelingen gaan razendsnel. Neem Artificial Intelligence, waar ChatGPT en Copilot van Microsoft Office onder vallen. Hoe voor zie jij de toekomst van assistants?
Joyce: “Jarenlang werd geroepen dat de rol van assistants verdwijnt. Zelf geloof ik daar helemaal niet in. Sterker nog; ik geloof dat assistants een nog veel belangrijkere rol gaan spelen. Maar wél met een andere insteek. Door de nieuwe technologie kunnen managers en CEO’s veel zaken zelf oppakken. Hierdoor groeit de behoefte aan meer eigen input vanuit assistants. Voor alle aspecten in het werk die echte aandacht verdienen en een menselijke touch nodig hebben, blijven assistants van onschatbare waarde. Op de hoogte blijven van de nieuwste technologische ontwikkelingen en wat je er allemaal mee kan is ontzettend belangrijk. De persoon die jij ondersteunt heeft daar zelf simpelweg geen tijd voor. Als assistant kun je hier een mooie rol in pakken.”
Hoe onderscheid jij Copilot van andere AI-programma’s? En wat zijn de voordelen hiervan?
“Allereerst is het goed om te weten dat Copilot in Microsoft 365-apps momenteel in Nederland alleen beschikbaar is voor klanten in een zeer beperkte persoonlijke preview. De meesten van ons kunnen er dus nog geen gebruik van maken. De komende maanden komt het wel voor een breder publiek beschikbaar.
Hoewel de twee programma’s Copilot en ChatGPT dezelfde basis hebben, richt Copilot zich meer op de interne organisatie en laat alle Office-programma’s nóg beter met elkaar samenwerken. Dit maakt de drempel om er gebruik van te maken veel lager voor degenen die al vertrouwd zijn met Office-programma’s. Je hoeft niet langer een ander AI-programma te openen, maar je kunt naadloos vanuit de Microsoft Office-suite met Copilot werken. Vraag in PowerPoint of ‘ie een mooie presentatie kan maken van de leuke werktrip van laatst en je ontvangt binnen no time een fantastische presentatie! Een ander belangrijk onderscheid is dat Copilot zich richt op interne informatie binnen de organisatie, in tegenstelling tot ChatGPT die informatie van het internet haalt. Dit zorgt voor een veiligere en meer gecontroleerde informatiestroom. En daarnaast blijft de informatie die je gratis weggeeft aan Copilot binnen de organisatie. Wel zo handig, want je wil natuurlijk niet dat de jaarcijfers op het web belanden en voor iedereen beschikbaar zijn.”
‘Het is essentieel om open te staan voor de mogelijkheden en kansen die nieuwe technologieën met zich meebrengen’
Naast voordelen zijn er vast ook nadelen. Vertel!
“Echte nadelen zie ik nu nog niet. Maar er is wel een uitdaging; het opdoen van kennis over Copilot. Het gebruik van Copilot vraagt om het aanleren van nieuwe vaardigheden om deze toe te kunnen passen. Je zult er dus zelf actief mee aan de slag moeten. Het is mijn werk om een rol te spelen in het begeleiden en ondersteunen van assistants binnen alles wat met Microsoft Office te maken heeft. Ook zal het een uitdaging zijn dat niet alle organisaties de nieuwste technologieën beschikbaar zullen stellen voor hun werknemers. Het gebruik van Copilot is namelijk niet gratis.”
Kun je ons bijpraten over de nieuwste functies en mogelijkheden in Microsoft? Zijn er nieuwe updates gelanceerd of worden er spannende features verwacht die assistants kunnen helpen?
“Er zit nog heel wat aan te komen. In de toekomst zullen programma’s als Outlook en Teams veel wijzigingen ondergaan. Als voorbeeld neem ik Teams. Stel je zit in een meeting en je krijgt een belangrijk belletje die je op moet nemen. Normaal gesproken mis je dan een deel van de meeting, maar binnenkort komt er een functie waarbij Teams automatisch een samenvatting maakt van de meeting én een actielijst bijhoudt van de vergadering. Ik kan me voorstellen dat notuleren over enkele jaren niet meer nodig is. Daarnaast zal Office veel taakgerichter worden, wat gaat bijdragen aan meer overzicht. Wel wil ik graag benadrukken dat het essentieel is om open te staan voor de mogelijkheden en kansen die nieuwe technologieën met zich meebrengen. Wees niet bang om begeleiding of hulp te vragen. Zelfs ik, met mijn achtergrond in dit vakgebied, vind het soms lastig om bij te blijven met alle recente ontwikkelingen. Als ik daar moeite mee kan hebben, besef dan dat het voor jou als assistant bijna onmogelijk is om alles bij te houden zonder hulp. Volg daarom een training van een expert of maak gebruik van de mogelijkheden bij Clubp. Het is aan jou en jouw werkgever om hierin te investeren, maar weet dat je ‘t verdient het om op hoog niveau te blijven meedoen.”
