Efficiënt agendabeheer voor secretaresses
Of je jouw agendabeheer nu digitaal doet, elk jaar nog een papieren versie koopt, of dit misschien allebei doet: een efficiënte organisatie zorgt ervoor dat je geen belangrijke afspraken mist en de daarbij horende stress voorkomt. In dit artikel geef ik je vier opruimtips voor een georganiseerde agenda.
1. Synchroniseren van je agenda
Als je zoals veel van ons meerdere online kalenders gebruikt (een voor jezelf, een voor werk, een voor je gezin...) is het belangrijk om een plek te hebben waar alle informatie in 1 overzicht staat. Dit voorkomt onduidelijkheden en dubbele boekingen. Populaire kalender apps zoals Google Calendar en Apple's iCal bieden de optie om informatie van meerdere kalenders toe te voegen, zodat bijvoorbeeld een doktersafspraak die je in je persoonlijke Google Calender zet ook in de iCal van je werk verschijnt. Je kunt dit ook doen met de kalender van je partner (met elkaars toestemming natuurlijk), zodat je in 1 oogopslag ziet wanneer de ander vrij is.
2. Kleurcodering in je agenda
Je agenda kan er al snel erg chaotisch uitzien, met elke dag meerdere afspraken en notities. Een simpele manier om overzicht te behouden is het gebruik van verschillende kleuren. Kies een kleur voor je persoonlijke afspraken, een kleur voor werk gerelateerde dingen, en een kleur voor je familie (als je wilt kun je voor elk familielid zelfs een eigen kleur kiezen; vooral handig als je meerdere kinderen hebt met elk hun eigen verplichtingen). Gebruik pen voor vaststaande data en potlood voor activiteiten die nog verplaatst kunnen worden. Op online kalenders kun je dezelfde kleuren gebruiken.
Als je niet zo dol bent op kleuren kun je in plaats daarvan symbooltjes gebruiken, zoals een sterretje voor de belangrijkste verplichtingen en een klokje voor een deadline; of hou het helemaal simpel met een cirkeltje voor je persoonlijke afspraken en een vierkantje voor je werk. Je kunt hier natuurlijk mee experimenteren tot je de methode vindt die het beste voor jou werkt! Zo wordt jouw agendabeheer een stuk overzichtelijker!
3. Stel prioriteiten in je agenda
Plan je tijdsgevoelige activiteiten eerst, en hou hier rekening mee bij het maken van andere afspraken. Dit geldt voor zakelijke en privéafspraken: een bezoek aan de tandarts, de toneelvoorstelling van je dochter, en die belangrijke deadline voor je werk. Markeer deze duidelijk in kleur of met het symbool van jouw keuze, en houd ook rekening met de voorbereidingen die ervoor nodig zijn - reistijd of een mogelijke uitloop van een vergadering - om stress te voorkomen. Niets is vervelender dan op het laatste moment iets te moeten afzeggen of uitstellen!
4. Plan 'me-time' in je agenda
We maken ons er allemaal weleens schuldig aan: je hebt je hele week volgepland en kunt pas tijd voor jezelf nemen als er een uurtje leeg is. Zelfs dan voel je je waarschijnlijk verplicht ook dit vol te boeken als er plotseling toch nog iets tussenkomt - of het nou een uur overwerken of een etentje met vrienden is. Maar vrije tijd is erg belangrijk om gelukkig en productief te blijven, dus plan ten minste een paar keer per week (maar liever elke dag!) een uurtje helemaal voor jezelf. Doe iets waar je je goed door voelt, en schrijf het net als die andere belangrijke afspraken duidelijk in je agenda.
Als je deze tips toepast bij jouw agendabeheer, dan heb je snel een opgeruimde agenda!
Auteur: Karen Visser
P.S. Wil jij naast jouw agendabeheer ook je mailbox beheren? Check de blog!
