‘Als je doet wat je altijd deed, krijg je wat je altijd kreeg’. Ervaring of herhaling maken de uitvoering van het werk herkenbaar of bepalen de doorlooptijd. De vraag is of dit altijd de meeste efficiënte of productiefste werkwijze is. We zomen in onderstaand blogbericht dieper in op de voordelen van procesmatig werken.
Ons dagelijks werk bestaat uit een aantal werkprocessen. Om een proces tot stand te laten komen, is een geheel aan activiteiten nodig. Hiervoor zijn verschillende middelen nodig, zoals informatie en communicatie. Een proces kan over verschillende afdelingen heen lopen, maar ook over diverse organisaties. We herkennen vast het routinematig werken, improviserend werken en het projectmatig werken. Bij routineklussen zijn de processen vastgelegd. In de regel makkelijk overdraagbaar, controleerbaar en goed hanteerbaar. Gevaar is wel dat routine geen gewenning moet worden en dat je scherp moet blijven.
Checklist voor procesmatig werken
Onderstaande checklist is handig om te gebruiken:
- Is bewust gekozen hoe gedetailleerd de routines zijn vastgelegd?
- Zijn de echt belangrijke routines bepaald en vastgelegd?
- Is van deze routines aangegeven hoe ze in relatie staan tot andere processen?
- Is elke routine verdeeld in een beperkt aantal stappen?
- Komt elke stap maar één keer voor?
- Is de uitkomst, de output, het product of de dienst van elke stap omschreven?
- Volgt elke stap logisch op de voorgaande stap?
- Zijn er geen lacunes en geen doublures in de stappen?
- Is elke routine vastgelegd, inclusief wie deze routine uitvoert?
- Loop je vast in bovenstaande checklist en kun je niet op alle vragen een bevestigend antwoord geven? Laat ons jou helpen!
Tips voor improviserend werken
Naast routinematig zijn er ook processen die niet te managen zijn. Er is dan een hoge mate van ruimte en talent nodig om te improviseren. Zeker als een belangrijke opdracht onmiddellijk moet worden gedaan. Je kent het wel:
- Het achterliggende probleem is onbekend of niet te structureren;
- De doelstellingen zijn onbekend, vaag of complex;
- De vereiste werkzaamheden zijn bijna niet te plannen;
- De externe en interne invloeden zijn moeilijk te voorspellen en nauwelijks te beïnvloeden, de omgeving is turbulent;
- De risico’s die men loopt zijn niet te overzien;
- De noodzakelijke middelen zijn moeilijk in te schatten en ‘onbeperkt’ beschikbaar. Maar voor ons is ieder probleem een uitdaging en die gaan we graag aan! Flexibiliteit en vertrouwen op eigen kunde en ervaring is dan ons antwoord. En intuïtie is hierbij een belangrijke krachtbron.
De vijf belangrijkste aandachtspunten
Organisaties beseffen steeds meer dat projectmatig werken voordelen kan opleveren. Tenminste, als dit op de juiste momenten en in de juiste situaties wordt toegepast. Het is de ultieme taak van de projectmedewerker om van begin tot het eind de eenmalige, mogelijk complexe opdracht te bewaken. De vijf belangrijkste aandachtspunten worden daarbij niet uit het oog verloren:
- Dat de opdrachtgever betrokken blijft;
- Dat er een duidelijk opdrachtomschrijving is (doel project, projectresultaat, randvoorwaarden en eisen);
- Dat de projectleider over de juiste competenties beschikt;
- Dat de projectmedewerkers gemotiveerd zijn;
- Dat het projectplan realistisch is.
Wil jij jezelf blijven ontwikkelen door middel van blogs, e-learning en kennisdeling met vakgenoten? Meld je dan aan voor Clubp via deze link.
