Greetje van Vroonhoven is Executive Assistant van Shanna Smits, CEO van Arbor. Samen vormen ze een gouden duo dat het beste in elkaar naar boven haalt. En dat komt niet alleen door het grote verschil in leeftijd, maar vooral door een belangrijke afspraak die ze met elkaar gemaakt hebben.
“Er zit meer leeftijdsverschil tussen ons dan dat ik op deze aardbol ben”, aldus Shanna Smits, die met haar 28 jaar een opvallend jonge CEO is. En dat terwijl ze op de marketingafdeling begon met het maken van visitekaartjes en destijds maximaal drie maanden bij Arbor zou blijven. Het liep iets anders. Shanna: “Ik ben opgegroeid met Arbor. Dat komt omdat mijn vader het bedrijf in 1991 heeft opgericht. Bovendien zit het ondernemen echt in onze familie. Toch was het nooit mijn intentie om hier aan het roer te komen. Maar al snel vond ik het veel interessanter dan ik dacht. Ik werd enthousiaster, ging vragen stellen, pakte initiatieven op en kreeg kansen. En zo kon ik doorgroeien naar andere rollen om uiteindelijk in februari 2021 de rol van CEO op me te nemen.
” En niet veel later nam je Greetje aan
Shanna: “Als nieuwe CEO stond ik natuurlijk voor de nodige uitdagingen. Daar hoorde een partner bij om mee te sparren. Iemand die ik zonder twijfel kon vertrouwen. Een uur na onze kennismaking bood ik haar de baan aan. We hadden vrijdag een gesprek en de maandag erna begon ze. Die klik was er gewoon meteen. Ik ben erg van de langetermijnrelaties waarbij vertrouwen een belangrijke rol speelt. Het open en eerlijke gesprek gaf me direct een goed gevoel. Daarnaast nam ze natuurlijk een bak aan ervaring met zich mee.”
Die bak aan ervaring komt dus van Greetje van Vroonhoven. Ze is sinds februari 2021 als Executive Assistant de rechterhand van Shanna. Greetje: “Ik ben 61, dus we schelen 33 jaar. Maar in de praktijk sta ik daar nooit zo bij stil. In ons eerste gesprek vroeg Shanna er trouwens wel naar. Hoe ik dat vond, om voor zo’n jong iemand te werken. Maar voor mij was het gewoon een non-issue. Het gaat om iemands kwaliteiten.”
Wat zijn jouw kwaliteiten?
Greetje: “Dat ik doorgaans rustig blijf en aardig wat relativeringsvermogen heb. Mijn leeftijd en ervaring brengen dat natuurlijk met zich mee. Er moet in ons vak altijd ontzettend veel gebeuren. Maar als alles belangrijk is, is niets het meer. Dan gaat het erom op het juiste moment de goede dingen te doen. Ik kan mensen en situaties goed inschatten. Zie de dingen vaak uit een net iets andere hoek en heb dan ook een net iets andere mening. Die ik uiteraard ook naar voren breng als dat nodig is.”
Shanna: “En dat maakt het voor mij makkelijker om een betere CEO te zijn. Greetje is altijd open en eerlijk en zegt wat ze vindt. Ook als die mening anders is dan die van mij. Die tegenspraak is belangrijk en kan ook plaatsvinden omdat er bij ons geen verborgen agenda’s zijn. Onze rollen, onze posities, die zijn helder. Daar zit geen enkele vertroebeling in. De synergie die ik met Greetje heb, is uniek. En dat komt door meerdere zaken. De leeftijd speelt daarin ook mee. Ik sta echt aan de start van mijn carrière en Greetje niet meer. Dat geeft al een heel andere invalshoek. De manier hoe wij onze werkrelatie invullen vind ik uniek.”
Dat klinkt als een gouden duo
Greetje: “Zo zien wij dat zelf ook. CEO’s willen altijd veel meer dan mogelijk is. Daarin is Shanna geen uitzondering. Ze is ontzettend enthousiast en snel. Dan is het mijn rol om soms op de rem te trappen. Ik begrijp heel gauw waar Shanna naartoe wil en vertraag soms bewust een beetje. Even een paar stappen extra zetten of iets langer de tijd nemen. Ze heeft dat nodig en de uitkomst wordt daar beter van. Daar gaat het om.” Shanna: “Wat ook prettig is, is dat we allebei heel snel dingen kunnen loslaten. Als de één een keer een slechte dag heeft, dan denkt de ander niet meteen: ‘oh shit, ligt het aan mij, wat heb ik fout gedaan’, maar gewoon: ‘het was een slechte dag, hoe voel je je nu, we gaan door’.”
Tot slot: is vertrouwen het toverwoord voor een optimale werkrelatie?
hanna: “Dat denk ik wel. Maar naast dat vertrouwen is er nog iets anders dat onze werkrelatie zo sterk maakt. Toen Greetje net in dienst kwam heb ik haar gevraagd: ‘wil je met anderhalve been in de organisatie en een half been in de directiekamer of met een half been in de organisatie en met anderhalve been in de directiekamer?’ Dat zijn namelijk twee routes om deze functie te bekleden. In beide situaties heb je twee benen, maar het verschil is groot. Het vertelt iets over hoe je samen de rollen invult, hoe je met elkaar omgaat.”
Greetje: “We hebben eigenlijk vrij snel tegen elkaar gezegd: ik sta met anderhalve been in de directiekamer en een half been in de organisatie. En die grondafspraak hebben we tot op de dag van vandaag. Het lijkt een simpele afspraak, maar het is zo belangrijk om die na te leven. Het zit in alles wat je doet, wat je zegt, hoe je omgaat met collega’s. En dat maakt die betrokkenheid, eerlijkheid en loyaliteit allemaal mogelijk.”
Shanna: “Natuurlijk had die andere manier ook gekund. Maar dan hadden we echt een andere werkrelatie gehad, daar ben ik van overtuigd. Dan hadden we nooit de synergie gehad die we nu zo sterk voelen.”
Over Arbor
Arbor is een softwarebedrijf, gevestigd in Doetinchem. Haar klanten zijn vooraanstaande internationale overheidsinstanties die gebruik maken van het Arbor-platform, om hun vergaderingen, sessies of zittingen op te nemen en te streamen. Door de gebruiker te laten zoeken, delen, kijken en luisteren maakt Arbor impact op de brug tussen organisaties en mensen: Arbor empowers engagament!
