Het is eigenlijk niets voor haar. Geïnterviewd worden en met een artikel in een magazine staan. Saskia Orth (52) werkt liever op de achtergrond. Maar deze powervrouw en toegewijde personal assistant geven wij graag een podium. Ze is moeder van twee kinderen en werkt in de automotive branche. Met haar passie voor het organiseren en stroomlijnen van processen is het niet gek dat ze al heel wat jaren in het vak zit. Wat houdt Saskia’s veelzijdige functie in? Hoe ziet een werkdag in haar leven eruit? En hoe houdt zij zich staande als vrouw in een mannenwereld?
Personal assistant
“Al ruim vijfenhalf jaar werk ik als personal assistant voor de CEO van Pala Group. Pala is een echt Brabants familiebedrijf en een toonaangevende organisatie in de automotive industrie. We zijn een van de grootste BMW en MINI dealers van Nederland en ook vind je bij ons andere high-end automerken als Jaguar, Land Rover, Rolls-Royce en McLaren. In het begin twijfelde ik of ik wel zou passen binnen de autobranche, maar uiteindelijk gaat het niet om het product maar om het bedrijf zelf. Het werken in een familiebedrijf vind ik echt heel fijn. Er heerst een goede sfeer en de band die we hier hebben als collega’s is erg informeel. Als personal assistant ben ik het directe aanspreekpunt voor de CEO, het managementteam en onderhoud ik contacten met belangrijke belanghebbenden zoals aandeelhouders, vestigingsdirecteuren en collega’s binnen de holding.”
Verantwoordelijkheden
“Mijn rol is ontzettend breed. Het belangrijkste is dat ik de hoogst mogelijke service verleen aan de directie en alle andere collega’s. Voor de directie beheer ik de agenda’s waarbij ik afspraken efficiënt inplan en keuzes maak op basis van de prioriteiten. Ik ben verantwoordelijk voor het voorbereiden van vergaderingen voor de directie, het managementteam en de raad van commissarissen. Daarnaast is een groot onderdeel van mijn werk het organiseren van interne evenementen, zoals directiedagen, management events en het jaarlijkse vitaliteitsevent. Binnen Pala vinden we het belangrijk om te investeren in onze medewerkers en daarom organiseer ik nieuwjaarsbijeenkomsten, welkomstdagen voor nieuwe collega’s en teambuildingsactiviteiten.”
Een dag in het leven van
“Elke dag is anders, maar mijn werkdag begin ik altijd vroeg. Om files te vermijden zorg ik dat ik om acht uur op het kantoor van Pala in Eindhoven ben. De dag start ik met het checken van de agenda’s. Die van mijzelf, maar ook die van de directie en de CEO. Wat zijn de belangrijkste prioriteiten van vandaag? Zijn er concrete zaken waar ik nú actie op moet ondernemen? Daarna heb ik meestal een vergadering of een meeting. Ik houd de actielijsten bij, zorg voor opvolging en zet eventuele belangrijke acties meteen uit. Ook vind ik het belangrijk voor de binding tussen collega’s dat ik mijn gezicht laat zien op de andere vestigingen van Pala. Als ik tijd heb ga ik daar dus graag even langs. Verder heb ik eigen projecten waar ik aan werk en plan elke dag een moment om hiermee aan de slag te gaan. Omdat mijn werkdag best hectisch kan zijn, zoals veel telefoontjes tussendoor, zorg ik voor structuur in mijn dag. Ik werk graag met blokken want dat geeft mij houvast. Aan het eind van de dag check ik wat ik deze dag afgestreept heb qua to do’s en loop ik mijn mailbox nog even na. Dingen die ik niet mag vergeten of waar ik de volgende dag mee aan de slag moet, noteer ik voor de nieuwe werkdag. Aan het einde van de werkdag rijd ik weer naar huis, beantwoord nog een paar appjes en dan is het tijd voor mezelf.”
Waarde toevoegen
“Het allerleukste aan mijn rol? Eigenlijk alles! De variatie aan verantwoordelijkheden maakt mijn werk zo leuk en dynamisch. Ik noem mezelf altijd een professionele bemoeial, haha. Het structureren en processen optimaliseren vind ik heerlijk om te doen. Het zorgen dat de communicatie en coördinatie tussen verschillende partijen soepel verloopt. Doordat ik problemen voor collega’s kan oplossen zodat zij zich kunnen focussen op hun werk en verantwoordelijkheden kan ik een actieve bijdrage leveren aan het succes van Pala. Op deze manier kan ik echt waarde toevoegen in mijn rol als personal assistant.”
Toffe projecten
“Ik heb heel veel vrijheid om projecten op te pakken die ik leuk vind of waarvan ik denk dat het belangrijk is. Een project waar ik echt supertrots op ben is het hospitality project die ik opzette. Pala heeft zeventien ondernemingen die ik regelmatig bezoek en ik merkte dat de service niet overal gelijk was. We verkopen een redelijk duur product en het is belangrijk dat onze collega’s een goede service mét glimlach leveren. Ik schreef een plan om de service te verbeteren en schakelde een gerenommeerd trainingsbureau in om onze collega’s te trainen op gastvrijheid. Elk detail wordt meegenomen, zoals hoe begroet je een klant en hoe zorg je ervoor dat iedere klant zich gewaardeerd voelt. Tijdens de trainingen ontdekte ik algauw dat onze Pala-gastvrouwen allemaal op hun eigen manier werkten en er geen eenheid was. Hieruit ontstond mijn idee om twee keer per jaar een bijeenkomst voor hen te organiseren om ervaringen te delen en te werken aan de persoonlijke en professionele ontwikkeling. Echt een project waar ik heel veel passie voor heb en plezier uithaal. En helemaal mooi als het resultaat is dat er een betere samenwerking is tussen de gastvrouwen en de algehele klantenservice is verbeterd!”
Als vrouw in de wereld van auto’s
“Binnen Pala ben ik zeker niet de enige vrouw. Het bedrijf telt 680 medewerkers waarvan er ongeveer 90 vrouw zijn. Daar zitten verkoopsters, monteurs, autospuiters, magazijn- en aftersalesmedewerkers tussen. Het werken in een overwegend mannelijke omgeving vind ik alleen maar leuk. Ze hebben een bepaald soort humor waar ik wel blij van word. De mannen hier letten niet zo op me en laten me heel vrij in mijn werk. Wat ik wel merk is dat ze mij als vrouw andere dingen vertellen dan dat ze aan elkaar doen. Ik hoor bijvoorbeeld regelmatige leuke verhalen over de kinderen van mijn mannelijke collega’s. Het grote verschil met een mannenwereld ten opzichte van een meer vrouwenwereld is de communicatiestijl. Mannen zijn directer en vrouwen voeren vaker meer openhartige gesprekken.”
Autofan
“Sinds ik in de automotive werk, is het me pas opgevallen dat er zoveel mensen zijn met een passie voor auto’s. Voorheen deden auto’s mij eigenlijk vrij weinig. Voor mijn werk rijd ik regelmatig in de mooiste auto’s en ben ik stiekem toch ook liefhebber geworden. Voor mij zit het ‘m vooral in de details: een prachtig interieur, comfortabele stoelverwarming en een glazen dak. Maar het aantal pk’s, dat is toch meer een gespreksonderwerp voor mannen!”
Accelerate Business
“Mijn rol als personal assistant is echt van toegevoegde waarde binnen de organisatie. Gelukkig ziet mijn werkgever dat eveneens. Ik ben de enige in de organisatie die deze rol vervult. Dat was een van de redenen waarom ik ervoor koos om deel te nemen aan Accelerate Business. Dit is een collegereeks voor assistants georganiseerd door Clubp in co-creatie met FutureTalentFactory om je eigen leiderschap onder de loep te nemen en je voor te bereiden op toekomstige uitdagingen. Het is voor mij een hele mooie kans om in contact te zijn met andere vakgenoten en te leren van collega-assistants. Daarnaast vind ik het belangrijk om tijd te investeren in mijn eigen groei en ontwikkeling. Zo blijf ik op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen in ons vakgebied. Dit soort trainingen en het netwerken vind ik van onschatbare waarde. Clubp zie ik als een geweldig platform voor assistants zoals ik. Om je te inspireren, te verbinden en te verdiepen. Dat is ook mijn gouden tip aan assistants: wees gepassioneerd, flexibel en werk hard. Blijf altijd trouw aan je authentieke zelf en geniet van de reis.”
