Sinds twee jaar werkt CRO Andrea Kraus bij Eurofiber in Nederland en ondersteunt executive assistant Marjan van der Panne haar. Een hele bijzondere samenwerking waarbij de twee elkaar blind vertrouwen. Marjan en Andrea gaan in gesprek met elkaar over elkaars expertise, de gelijkwaardigheid en hun kracht.
Marjan: “Sinds begin jaren negentig heb ik in diverse ondersteunende functies gewerkt en heb ik ook rollen gehad in HR en communicatie. Die rollen kwamen soms per toeval op mijn pad en ik maakte graag van de mogelijkheid gebruik om nieuwe vakgebieden te leren kennen. In die jaren voerde ik veel communicatieprojecten uit, zowel intern als extern, en heb ik zelfs websites ontwikkeld. Op HR-gebied implementeerde ik onder meer een personeelssysteem en beoordelingssystematiek. Allemaal superleerzaam. Ook volgde ik opleidingen in Bedrijfskunde en Corporate Communications. Inmiddels werk ik al ruim zes jaar bij Eurofiber als executive assistant van onze Raad van Bestuur en ondersteun ik naast Andrea ook onze CFO. Samen met mijn collega vormen we het Board Office en ondersteunen we het bestuur van Eurofiber. Van nature heb ik een gezonde nieuwsgierigheid en brede interesse. In mijn werk als assistant is het belangrijk om altijd alert en betrokken te zijn. In mijn functie ben ik nauw betrokken bij wat er binnen het bedrijf gebeurt. Door de ontwikkelingen te volgen en te begrijpen in welke richting ons bedrijf ontwikkelt, kan ik een waardevolle en tegelijk boeiende rol hebben. Ik begrijp wat er speelt en kan daardoor effectief handelen en de twee bestuursleden waarvoor ik werk beter ondersteunen. Mijn rol is echt enorm interessant. Ondanks dat ik met veel plezier in HR en communicatie werkte, vind ik mijn huidige rol uitdagender. Alle kennis die ik opdeed, komt mij enorm goed van pas. Bij ons in het Board Office komt zo’n breed scala aan onderwerpen voorbij dat het altijd waardevol is om heel veel kennis te hebben van het reilen en zeilen op andere afdelingen. Ik leerde door communicatieprojecten mijn plannings- en projectmanagementvaardigheden verbeteren en ik leerde werken in teamverband, wat ontzettend belangrijk is.”
Andrea: “Ik werkte altijd voor grote bedrijven en sinds twee jaar voor Eurofiber. Toen ik hier begon met werken was jij er al werkzaam. Je werd meteen mijn assistant en je hebt me vanaf dag één ontzettend goed geholpen. Ik ben Duits, woon in Düsseldorf en ik werkte niet eerder voor een Nederlands bedrijf. Daarnaast heb ik een volledig andere achtergrond en waren het bestuur en het bedrijf helemaal nieuw voor mij. Het is ontzettend fijn dat jij daar was om mij te helpen in een voor mij totaal nieuwe omgeving. In de eerste weken hielp je mij goed op weg en gaf je mij een fijne start bij Eurofiber. Je zorgde voor een hartelijk en warm welkom.”
Marjan: "Vanaf het eerste moment dat we elkaar spraken was er meteen een fijne persoonlijke klik. We spraken over hoe we elkaar konden helpen en wat we van elkaar nodig hadden. In het begin namen we vooral de praktische zaken door, maar bijna onopgemerkt verschoven we naar het punt waarop we serieuze onderwerpen bespreken en ik écht van toegevoegde waarde kan zijn. Dit ontwikkelde zich gaandeweg in onze samenwerking en het vertrouwen naar elkaar groeide daardoor ontzettend. Het helpt zeker dat onze persoonlijkheden goed bij elkaar passen. Maar daarin investeerden we veel door continu open en eerlijk alles met elkaar te bespreken en elkaar feedback te geven. We hebben ook beiden een week bij nonnen doorgebracht om Nederlands – voor Andrea – en Duits – voor mij – te leren. Dat is niet simpelweg een nieuwe taal leren, maar investeren in onderlinge verbinding. Dat is ook echt belangrijk bij onze samenwerking. Het lijkt bijna op een huwelijk, haha!”
Andrea: "Het samenwerken met een assistant kan er op verschillende manieren uitzien, altijd afhankelijk van de ervaring van de assistant en de relatie die je met elkaar hebt. In het begin waren het inderdaad meer basiszaken die jij voor mij regelde, zoals mijn planning. Momenteel richt je je veel meer op het managen van mij dan op ondersteuningstaken die ik ook zelf kan doen, zoals het boeken van een treinrit of vlucht naar het buitenland. Voor mij is het heel waardevol dat jij een senior assistant bent en een ruime ervaring hebt bij Eurofiber. Hierdoor kan jij mij als geen ander helpen bij het beheren van mijn prioriteiten. Vooral aan het begin van onze samenwerking, want jij wist immers beter dan ik hoe het bedrijf werkt en dat was precies wat ik van je nodig had. Momenteel werken we zeer nauw samen en hebben we een prachtige band opgebouwd. Als ik een slechte dag heb, dan weet niemand dat behalve jij. Als ik slecht heb geslapen, vertel ik dit aan geen enkele collega, behalve aan jou. Ik kan volledig mezelf zijn bij jou en dat is heel belangrijk voor mij.”
Marjan: "Een van de eerste dingen die me bij jou opvielen is dat je een geweldig oog hebt voor mensen. Het belangrijkste voor jou is dat alle mensen binnen Eurofiber zich gerespecteerd voelen, gelukkig zijn en kansen krijgen. Jij wil dat iedereen energie uit hun rol haalt. En ik denk dat jij op deze manier een geweldig team en daarmee bedrijf bouwt. Ik kan wel zeggen dat ik trots en blij ben dat je je hier zo op focust. Je bent altijd positief, heel open minded en niet verlegen als het gaat om complimenten en opbouwende feedback geven.”
Andrea: "Er waren nooit echt challenges die we moesten overwinnen samen. Sinds het begin spraken we altijd op gelijkwaardig niveau. Voor mij is het heel belangrijk dat er geen sprake was van ik die jou taken gaf of andersom, maar dat we op hetzelfde level zitten.”
Marjan: "Ik heb in mijn carrière met zoveel mensen gewerkt. Ik dacht er laatst over na en ik heb inmiddels meer dan achttien mensen ondersteund. En ja, ik kan er wel een boek over schrijven haha. Wat zo bijzonder aan onze samenwerking is, is dat jij mij meteen liet voelen dat je mij respecteert in mijn rol en me niet beschouwt als iemand ‘lager’ of ‘onder’ jou. We zijn echt samen een team. Van jou leerde ik om soms dingen los te laten en me minder druk te maken. Ik kan me af en toe druk maken om wat mensen denken over mij in mijn rol als assistant. Want laten we eerlijk zijn, er heersen soms behoorlijke vooroordelen over mijn rol en mensen denken dat ik alleen maar vergaderingen plan of vluchten boek. Maar zo fijn dat jij tegen me zegt dat áls mensen op die manier denken, ik dat vooral naast me neer moet leggen. Dat het erom gaat dat wij als team samenwerken en elkaar vertrouwen en respecteren.”
Andrea: "Dat klopt helemaal! Mijn tip om een samenwerking als de onze te creëren is om vanaf het begin een sterke relatie op te bouwen met je assistant. In het verleden gebruikten we het woord ‘secretaresse’ in plaats van ‘assistant’. Ik weet dat niemand het woord meer gebruikt en dat het ouderwets is, maar ik houd van het woord omdat secretaresse afkomstig is van secret. Geheimen moet je kunnen delen met degene die je ondersteunt. Het begint allemaal bij het hebben van de juiste mindset: zorg dat je geïnteresseerd bent en dat je wil dat het werkt. Vertrouwen is de kern van onze samenwerking.”
Marjan: "Dat zou mijn grootste tip ook zijn richting collega-assistants. Investeer in die band met je manager of CEO. En werkt het niet? Ook niet erg. Ik ben weggegaan bij bedrijven waar ik geen klik had met degene die ik ondersteunde of merkte dat het niet paste bij wie ik als persoon ben. Als er geen connectie is, kan het superlastig worden om een fijne samenwerking en het vertrouwen op te bouwen. Dus blijf niet hangen als het niet werkt. Je hebt een keuze in het leven en er zijn gelukkig zoveel fijne mensen en mooie bedrijven om mee samen te werken. En blijf jezelf ontwikkelen! Ons vak staat niet stil en er zijn echt zoveel toffe uitdagingen die je op je kunt nemen.”
