Proud to Assist: Verandering van het assistantvak

Ik heb een grote passie voor het assistantvak. De persoon achter de assistant, de toekomst van het vak en hoe we hier het best op kunnen inspelen. Hoewel we al jáááren bovenin de lijst stonden van ‘banen die verdwijnen’, is dit absoluut niet het geval. In tegendeel zelfs, want het verandert mee in de tijd. Neem nou de ouderwetse typmiep van jaren terug - want die zijn we écht niet meer - tot aan de moderne (virtual) assistant van nu. Mede dankzij technologieën, maar ook door de komst van corona. De rol is hevig veranderd en blijft veranderen en ik merk dat daardoor veel assistants enorm zoekende zijn naar hun rol. Want als je niet meegaat met de tijd, je niet blijft ontwikkelen en kansen aangrijpt, gaat het lastig voor je worden. En werkgever: deze is ook voor jou.

Sneller en efficiënter 

Toen ik begon met werken als secretaresse ruim 30 jaar geleden, schreef ik verslagen en notulen met de hand om deze vervolgens uit te typen op een typemachine. Tegenwoordig kunnen we ons dat niet meer voorstellen. En gelukkig maar, want wat een gedoe was dat. Veel werkzaamheden zijn geautomatiseerd en daardoor werken we sneller en efficiënter. Daardoor hebben we ook opeens tijd voor meer inhoudelijke zaken, zoals bijvoorbeeld projectmanagement. Het zou eigenlijk niet eens nodig moeten zijn dat ik dit zeg, maar toch voor de zekerheid: de functie van assistant is ontzettend waardevol. De assistant van nu is de oren en ogen van een organisatie, manager of CEO en is vaak de verbindende factor tussen werknemers. Dé go-to person en degene die aanvoelt wie wat nodig heeft. Kijkend naar de toekomst waar robots veel meer een rol gaan spelen, is dit iets wat robots niet van ons kunnen overnemen. Maar het staat of valt wel met het blijven ontwikkelen. Blijf je als assistant op de oppervlakte, dus 'het doen van je alledaagse zaken’ zoals notuleren, en ga je niet dieper op de inhoud in? Dan houd je een uitgehold beroep met weinig inhoud over. 

tekort aan secretaresses

Daarnaast is er nog een grote verandering gaande: het nijpende tekort aan secretaresses en assistants. De jonge generatie wil eventmanager of content creator worden. En nog liever influencer. In ieder geval geen secretaresse. En kan ik ze ongelijk geven? Ja en nee. Om te beginnen met de nee, want er heerst een stereotype beeld over de secretaresse die verkeerd is. Welke young professional droomt ervan om alleen maar brieven te typen en koffie te brengen? Ik ken ze niet. En ja, want ik moet ze toch ongelijk geven. Het vak is juist zo leuk, uitdagend en interessant. Ik wil de jonge generatie laten zien dat een rol als assistant echt veel breder is dan het beeld dat er in hun hoofd zit. Er komen niet alleen inhoudelijk meer verantwoordelijkheden bij, zoals events organiseren en projecten managen, maar ook de rol verandert. Van secretaresse naar community- of impactmanager, waarbij je verantwoordelijk bent voor het opbouwen en beheren van een groep mensen. Ik zie het als mijn taak om het prachtige vak op de kaart te blijven zetten en ieders ogen te openen.

De kern 

Maar naast het functie-inhoudelijk veranderen van het vak en nieuwe bijkomende rollen, komt er nog een nieuw probleem bij. We moeten dus niet alleen de ogen van de jongere generatie openen, maar ook die van werkgevers en assistants zelf. En dit raakt de kern. De werkgever schat de assistant nog lang niet altijd niet op waarde en geeft het geen kansen om andere werkzaamheden op te pakken of een andere rol aan te nemen. En aan de andere kant staat de assistant niet op om te laten zien wat hij of zij allemaal kan. Ieder bedrijf heeft anno 2023 handjes te kort. Er wordt gezocht naar een nieuwe impactmanager terwijl de assistant – die perfect voor deze functie is – zich vooral mag bezighouden met afspraken inplannen en mailboxbeheer. Werkgevers: jouw assistant kan echt veel meer dan dat. Open je ogen, ga het gesprek aan en stimuleer jouw assistant. En voor de ambitieuze assistants die méér kunnen en willen: sta op! Laat jezelf horen en laat zien wat jij in je mars hebt. Wees proactief, kijk welke taken en projecten jij wil oppakken. Maak jezelf zichtbaar en ga het gesprek aan met je leidinggevende. Zorg dat jij futureproof bent én blijf je ontwikkelen. Er is al zoveel gebeurd de afgelopen jaren, maar er komt in de toekomst weer net zoveel aan. Als jij je niet blijft ontwikkelen, dan houdt het echt op voor je.

Dus ben jij een assistant en wil je je blijven ontwikkelen of zoek je een nieuwe baan? Sluit je aan bij ons netwerk Clubp; hét platform voor en door ambitieuze support professionals waarbij kennis- en ervaring delen centraal staat. Hier vind je de beste tips en tricks, e-learnings, blogs, podcasts en meer. Of meld je aan bij EVA en wij matchen jou aan je droombaan of -opdracht!