Effectief vergaderen

Effectief vergaderen... hoe moet dat?

Wat een zegen. Als zelfstandig ondernemer hoef ik zelden tot nooit te vergaderen. Mijn klanten klagen daarentegen steen en been over deze ineffectieve vorm van kennis delen. “Ik voel me soms net een kinderjuf,” vertelde een projectleider me onlangs. “Eigenlijk ben ik alleen maar bezig iedereen aangesloten te houden.” En een ander, heel eerlijk:  “Vergaderingen kunnen veel beter voorbereid worden. Vooral door anderen maar zeker ook door mezelf. Iets meer moeite doen om effectief te vergaderen, kan zoveel brengen.”

Vergaderen? Niet doen!

Onlangs stuitte ik op een geweldig leuk anti-vergaderboek (van Ellen de Bruin) waaruit ik graag een paar inzichten deel. Niet dat je er minder door zult gaan vergaderen: daarvoor is de sociale netwerkcomponent te belangrijk. Maar wellicht helpt het je je eigen invloed te vergroten of vind je in het observeren van je collega’s een vermakelijk tijdverdrijf tijdens deze verplichte saaie sessies. Of leer je in ieder geval hoe je effectief kunt vergaderen, zodat het niet meer zo'n tijdsverspilling is.

Waarom vergaderen zonde van de tijd is...

Er is wetenschappelijk bewijs te vinden over dat het idee dat vergaderen nut heeft grondig ondermijnt. Een paar pijnlijke inzichten:

• Het kan je niet ontgaan zijn dat in vergaderingen vaak dezelfde mensen aan het woord zijn. Ze lijken daardoor automatisch kundiger. Maar dominante figuren hebben zeker niet altijd de meeste expertise. Ze leiden gewoon aan zelfoverschatting en zijn daarom langer aan het woord. Bedachtzame mensen laten zich daardoor intimideren.
• Hoe groter de groep, hoe minder moeite mensen doen om een bijdrage te leveren aan de vergadering. Ze voelen zich dan minder verantwoordelijk voor het resultaat. Sociaal lanterfanten komt vooral voor als mensen elkaar niet goed kennen. Voor vergadertijgers de ideale omstandigheden om besluiten door te drukken!
• Een ‘rondje’ maken tijdens de vergadering is zinloos. Psychologen ontdekten dat mensen die bijna aan de beurt zijn, zo gefocust zijn op wat ze gaan zeggen, dat wat anderen te vertellen hebben, niet tot hen doordringt. Als hun beurt voorbij is, duurt het ook nog even voor ze zich weer kunnen concentreren, eerst moeten hun zenuwen tot bedaren komen.
• Ook het gezellige brainstormen sneuvelt. Dat komt omdat je niet kunt luisteren en denken tegelijk. Als iemand praat, moeten de anderen hun mond houden – én ze moeten het idee dat ze op dat moment in hun hoofd hebben, ‘ophouden’ tot ze het woord krijgen. Dat smoort het creatieve proces.
• Je denkt misschien dat vergaderingen bedoeld zijn om beslissingen te nemen. Mis! In vergaderingen worden voorgekookte beslissingen meegedeeld, en daarna wordt je mening gevraagd. Dit heet ‘post decision voice’ en het is natuurlijk pure schijninspraak. Maar niemand heeft het door, integendeel. We voelen ons juist gewaardeerd als we mee mogen denken.

En hoe kun je dan wél effectief vergaderen?

Het maffe is dat vergaderingen bedoeld zijn om saamhorigheid en gelijkwaardigheid te bevorderen. Als het niet al te vaak hoeft en je leert de methodes van effectief vergaderen, is het ook heus niet zo erg. Je ontmoet elkaar in ongedwongen sfeer: best gezellig. En zo maak je er dan het beste van:

• Zie de vergadering voor wat-ie meestal is: een moment om te netwerken. Wat eraan vooraf gaat en wat erop volgt in 1-op-1’tjes: dát is het eigenlijke werk. Daar tussenin kan de vergadering kort zijn.
• Houd rekening met verschillen in deskundigheid. Bepaal samen per agendapunt wie de experts zijn en laat hen aan het woord. Of maak mensen eigenaar van een agendapunt: ze bereiden zich dan ook beter voor.
• Moedig elkaar aan zoveel mogelijk zelfstandig besluiten te nemen, zonder eerst consensus te zoeken in de vergadering. Uiteindelijk zijn jullie professionals!
• Laat de voorzitter opleiden. Als die persoon hoofd- van bijzaken kan scheiden, tactvol af kan kappen, onvoorbereide deelnemers aanspreekt en doelgericht te werk gaat, loopt jullie vergadering voortaan als een zonnetje.
• Neem het voortouw als je ruimte voor vergaderverbeteringen ziet. Zet door als je de anderen niet meteen mee krijgt. Je zult zien: na afloop komen ze je vertellen dat je groot gelijk had. Dan span je ze direct voor je karretje natuurlijk.
• Tot slot: direct afschaffen, dat rondje! Er wordt écht niet naar je geluisterd. Niet zo, tenminste.

Effectief vergaderen is een heel belangrijk onderwerp voor iedere support professional! En in deze tijd al helemaal, want het wordt nog lastiger nu we vaak hybride of online vergaderen. Wil jij meer leren over online vergaderen, zoals hoe je een MS Teams vergadering kunt aanmaken? Check dan de blog!