De wereld van projectondersteuner en officemanager Linda Kosdi

Vanuit de wereld van sales en events naar een rol als assistant. Deze switch maakte Linda Kosdi (28) tweeënhalf jaar geleden. Inmiddels werkt ze al een tijd als projectondersteuner en officemanager bij ABCS, een voor haar helemaal nieuwe rol. “In deze functie moet je echt een ondersteuner zijn en snel kunnen schakelen. Het is heel afwisselend en ik ben de hele dag aan het regelen en organiseren. En dat is ook wel wie ik ben. Laat mij dat maar op de achtergrond doen. Dat vind ik heel leuk om te doen en dat is waar ik goed in ben.”

Hoe was jouw switch van de eventwereld naar een assistantrol?

“Eigenlijk ging dat heel natuurlijk. Als projectondersteuner ben ik veel aan het regelen en events aan het organiseren. Net zoals in mijn vorige rol als sales- & eventmanager. Maar toch is mijn rol als projectondersteuner en officemanager anders dan mijn vorige rol. Voor mij was het nieuw om te werken met verschillende klanten uit diverse branches. Gelukkig werkten mijn collega’s me heel goed in en kon ik veel met ze meekijken. Ik heb in deze korte periode ontzettend veel geleerd en ik leer nog elke dag. Vanaf mijn start kreeg ik al veel kansen en mocht ik projecten zelf oppakken, wat ontzettend leerzaam voor mij was. Vanuit Elonique, mijn werkgever, kreeg ik heel veel vertrouwen. Dit resulteerde erin dat ik ook veel zelfvertrouwen kreeg en vertrouwen in hoe ik mijn werk uitvoer.”

Welke verschillende projecten heb je en wat vind je daar zo leuk aan?

“Ik werk voor meerdere klanten in verschillende segmenten. Zo is een van mijn klanten de Nederlandse Vereniging voor Spoedeisende Hulpartsen (NVSHA). Dat is een klant waar altijd veel gebeurt. Een paar weken geleden heb ik een heel tof project voor hen afgerond. Ik hield me bezig met het inrichten van een platform, denk hierbij aan een soortgelijk platform als Clubp. Dit platform is voor alle leden van de NVSHA waar ze hun documenten kunnen vinden, met elkaar kunnen sparren en waar we nieuwsberichten delen. De laatste tijd ben ik hier heel druk mee geweest en sinds kort is het platform live. Het werd heel goed ontvangen door alle leden en dat vind ik superleuk om te zien! Daarnaast werk ik ook voor Techniekcoalitie Brabant. Brabant heeft momenteel een groot tekort aan goed opgeleid technisch personeel. Samen zijn we bezig met het regelen van een groot event dat in januari plaatsvindt voor directies, leidinggevenden, teamleiders en afdelingshoofden van de Brabantse Techniekbedrijven. Het doel van deze dag is om mensen te informeren, in beweging te brengen en om samen aan de slag te gaan om werken in de techniek te promoten en het vak aantrekkelijker te maken. Ik werk nauw samen met de projectmanager van Techniekcoalitie Brabant en ik ben echt haar rechterhand. Zij slingert alles aan en ik zorg voor het uitvoerende werk en de administratieve ondersteuning zoals uren- en financiële administratie, websitebeheer, afspraken plannen, bijeenkomsten organiseren en nog veel meer. Een project waar ik me heel erg betrokken bij voel en wat ik megaleuk vind om te doen.”  

Je hebt een heel breed takenpakket: een combinatie van office-, event- en projectmanagement. Zorgt dat voor stress? 

“Dat klopt, mijn functie is ontzettend breed en ik heb veel verschillende verantwoordelijkheden. Zo houd ik voor al mijn klanten de mailbox bij, maak ik planningen en verslagen en plan ik afspraken in. Daarnaast ben ik voor mijn klanten ook bezig met losse projecten, zoals het event van Techniekcoalitie Brabant in januari. Dat zijn leuke dingen die mijn werk heel afwisselend maken. Mijn takenpakket is dus breed, maar het schakelen ertussen vind ik niet lastig. Het scheelt dat ik van een volle mailbox niet onrustig word en dat ik een grote workload goed kan hebben. Ik stress niet zo snel. Na het werk ga ik iedere dag naar mijn eigen paard. Paarden voelen heel goed aan of je gestrest bent en dat wil ik voorkomen. Het is mijn stok achter de deur om goed af te schakelen na een werkdag en te zorgen dat ik ‘uit mijn hoofd ben’. Dat helpt mij heel goed! Daarnaast breng ik structuur in mijn dag door to-do’s te maken, aan het eind van de dag een laatste check te doen én een plan te bedenken voor de volgende dag.”

Welke tools zijn voor jou onmisbaar?

“Binnen ABCS werken we allemaal met Microsoft Planner. Een superfijn programma om te gebruiken! Hierop plan ik per klant alle taken die ik moet uitvoeren. Dit creëert een heel goed overzicht van alle zaken die moeten gebeuren. Op deze manier heeft iedereen in de organisatie een digitaal overzicht van de taken per klant. Maar ik moet wel zeggen dat ik ook graag gebruik maak van een papieren notitieblok om mijn prio’s voor de dag op te schrijven en om kleine notities te maken tijdens een telefoongesprek bijvoorbeeld. SharePoint is een programma dat ik ook veel gebruik en is echt een uitkomst wanneer ik bijvoorbeeld werk aan een gespreksverslag. Vaak moet zo’n gespreksverslag worden goedgekeurd door meerdere mensen. Voorheen mailde ik het verslag naar persoon A, die een week de tijd had om het te lezen en feedback te geven. Ik deed aanpassingen en vervolgens stuurde ik het verslag naar persoon B. Dit kost heel veel tijd en werk. Nu deel ik de SharePointlink van het gespreksverslag en kunnen meerdere personen tegelijkertijd werken aan hetzelfde stuk en elkaars aanpassingen en feedback zien. Zo efficiënt! Onmisbaar voor mij is ook Microsoft PowerAutomate. Hierin maak ik geautomatiseerde werkstromen om bestaande apps of software met elkaar te verbinden. Ik maak automatiseringsregels die ervoor zorgen dat een bepaalde actie automatisch in gang wordt gezet. Zo krijg ik een automatisch gegenereerde e-mail wanneer een techniekbedrijf een aanvraag via een Forms-formulier heeft gedaan bij de Techniekcoalitie. Dit komt door mijn ingerichte flow tussen MS Forms, SharePoint en de mailbox.”

Jij bent een echte doener, je pakt alles wel even op. Zijn er ook dingen wat je spannend vindt? 

“Nieuwe dingen kan ik af en toe spannend vinden, zoals een nieuwe klant ontmoeten of een eerste functioneringsgesprek. Gelukkig lig ik er niet wakker van ’s nachts, maar een gezonde kriebel kan ik wel voelen. Er zitten ook voordelen aan die kriebel. Het houdt me ook scherp. Ik denk dat ik niet zo snel iets spannend vind omdat ik een veilige werkomgeving heb. Ons team is echt een warm bad waarin iedereen zichzelf kan en durft te zijn. Ik voel me vrij genoeg om aan te geven als het even niet zo lekker gaat of als ik hulp nodig heb. Als ik geen fijne en veilige werkomgeving had, zouden zaken misschien wel spannender zijn. Ik weet dat ik altijd kan terugvallen op mijn collega’s.”

Waarin zie jij nog ontwikkelkansen voor jezelf?

“Ik ben best ambitieus ingesteld en heb zeker ontwikkelkansen. Het fijne aan dit vak is dat je heel breed georiënteerd raakt. Je raakt niet alleen bekend met verschillende branches, maar je ontwikkelt ook mensenkennis en kennis van veel verschillende tools. Ik wil me hierin blijven ontwikkelen de aankomende jaren. Ik vind het belangrijk om nieuwsgierig te blijven naar nieuwe tools of handigheidjes die mijn werk makkelijker en efficiënter maken. Daarnaast ambieer ik een leidinggevende functie in de toekomst. Ik ben namelijk erg gebrand op mijn carrière en ik zou het tof vinden om mensen te inspireren over ons vak.”

Heb jij nog tips voor collega-assistants?

“Mijn grootste tip is betrokken zijn. Voor zowel je klanten als collega’s. Het zorgt voor het opbouwen van sterke relaties, bevordert de samenwerking en het verbetert de algehele prestaties van een organisatie. Ook zou ik het aanraden om veel op de werkvloer aanwezig te zijn in plaats van veel thuiswerken. Niet alleen omdat het gewoon leuk is en je collega’s dit waarderen, maar je zult zien dat je veel beter signalen en de werksfeer opvangt.”