De chemie tussen twee vrouwelijke ondernemers

Freelance virtual assistant Alexandra Hofland (50) en eigenaresse van UP Crisiscommunicatie & Media Maureen Veurman (45) hebben meer met elkaar gemeen dan je denkt. Twee vrouwelijke ondernemers en beide ervaring in het assistantvak. Klinkt als een gouden combi, en dat is het ook. Alexandra en Maureen spreken erover met elkaar.

Maureen: “Een dik jaar geleden kwam jij naast mij zitten. Je verving jouw man die in dezelfde netwerkclub zit als ik. En dit moest zo zijn. Ik had namelijk een assistant in dienst voor een aantal uur per week en vlak hiervoor diende zij haar ontslag in.”

Alexandra: “Ik kreeg een briefje van jou naar mij toegeschoven met de tekst ‘Ik ben op zoek naar een personal assistant. Kunnen we even praten?’. En twee weken later was alles rond!”

M: “Er was een klik vanaf het allereerste moment.”

A: “Hoewel we niet veel van elkaar wisten, was er inderdaad een enorme klik dat maakte dat we wilden samenwerken.”

M: “Tijdens ons eerste gesprek waren we niet alleen over werk aan het praten, maar ook kwamen er algauw veel privézaken aan bod. Het voelde meteen goed. We herkenden fases in elkaars leven en ook in de dingen die op ons pad kwamen.”

M: “In 2020 was ik opnieuw voor mezelf begonnen. Maar na een jaar merkte ik dat ik een ander soort ondersteuningsbehoeften had. Ik zocht iemand die alles aan de achterkant voor mij uit handen neemt. Ik had daar een bepaald beeld bij en dat heb jij voor mij vertienvoudigd. Zinnen als ‘Maar dat kan ik ook doen!’ komen dagelijks voorbij. In het begin had ik een lijstje met daarop een paar punten waarvan ik graag wilde dat je dat zou oppakken. Afspraken maken, agendabeheer. Maar inmiddels heb je al het contact met de boekhouder, plan je alle afspraken in mijn agenda en kan je overal in. Je hebt nog net niet mijn bankgegevens.”
A: “Haha, dat klopt! Ik introduceerde al snel Trello, een tool voor projectmanagement. En daar werd jij héél blij van. Alle post-its van jouw bureau gingen rechtstreeks de prullenbak in.”

M: “Ja, je hebt echt gezorgd voor een enorme professionaliseringsslag. Het is nu gestructureerd en georganiseerd. Door onder andere Trello is het voor mij inzichtelijk waar iedereen in het team, inclusief ikzelf, mee bezig is. Kleine aantekeningen droppen we gewoon bij het juiste onderwerp in plaats van dat we elkaar appen over van alles en nog wat. Als crisiscommunicatiemanager is mijn baan soms best hectisch. Het kan zijn dat mijn agenda à la minuut leeg moet door een acute crisis bij een van mijn opdrachtgevers. En dat doe je als een pro. Dat maakt het naar de buitenwereld ook een stuk professioneler. Er staat nu wel echt een bedrijf.”
A: “Ja, dank je! Dat is hartstikke leuk om te horen. Ik probeer altijd met je mee te denken en te kijken naar wat er beter en efficiënter kan. Al voelt dat nog weleens wijsneuzerig. Maar uiteindelijk ben je er vaak blij mee.”

M: “Voor mij voelt het helemaal niet zo. Ik weet nog dat ik de eerste keer zag dat er ook reistijd in mijn agenda gepland stond. Jeetje, wat goed bedacht! Natuurlijk dacht ik daar wel over na, maar het was zeker niet inzichtelijk in mijn agenda. Hele simpele dingen, maar voor mij zo fijn.”

‘Het maakt mij een betere ondernemer en werkgever’ - Maureen

A: “Ja, of als jij ’s avonds een event hebt in Amsterdam waar je moet spreken. Dan plan ik ook extra tijd voor je in zodat je je even kan optutten. We zijn wel dames hè. Wij willen nog even een ander outfitje aan, ons haar bijwerken en een extra lik mascara of lipgloss.”

M: “Heerlijk vind ik dat. Deze extra dingen waar jij over nadenkt maken mijn leven zoveel prettiger!”

A: “Onze samenwerking is erg fijn. Al vanaf het begin. Toen wij begonnen met samenwerken kwam ik uit een periode van mantelzorg. Mijn emoties zaten best hoog en dat floepte ik er allemaal uit. Ik was bang dat jij dacht wat je nou weer in huis hebt gehaald. Maar gelukkig was dat helemaal niet het geval. Dus vertrouwen, ja dat zit echt wel goed. Zoals gister appte je mij omdat je een heel drukke dag had. Je wilde even stoom afblazen. En dat zijn ook dingen waarvoor wij bij elkaar terecht kunnen.”

M: “Het wederzijdse vertrouwen is optimaal. Ik zou je zonder problemen nu mijn pincode appen. En dat is echt key voor een goede samenwerking. Want anders kán je niet eens samenwerken. Helemaal op deze manier, wat jij allemaal voor mij doet. Vertrouwde ik jou niet? Dan zou het niet werken. Je mag overal in en je kan overal in. En dat is ook nodig, want ik moet bepaalde zaken ook loslaten.”

A: “In het verleden heb ik wel anders meegemaakt. Dat mensen overal de controle over wilden houden. Natuurlijk ben jij eindverantwoordelijke. Maar als jij mij vraagt wat te doen, en je er vervolgens continu bovenop zit, dan werkt het gewoon niet. Gelukkig doe jij dat niet.”

M: “Wat ik ook waardeer aan onze samenwerking is het feit dat jij ook ondernemer bent. Van beide kanten begrijpen we dat gedeelte dus ook. Daar sparren we ook vaak over. Echt leuk.”

‘Jij mag me altijd - op welke dag en tijdstip dan ook - bellen’ - Alexandra

M: “Een goede freelance virtual assistant is voor mij iemand die accuraat is, meedenkt en vooruitdenkt. Maar ook het initiatief neemt. Dat vind ik echt belangrijk. Jij past perfect in dat plaatje. In 1999 ben ik zelf ooit begonnen als secretaresse. Ergens weet ik hoe het vak werkt. Wel in die tijd dan. Ik weet daarom hoe lastig het kan zijn. Gooi ik weer iets over de schutting? Dan vind ik het soms erg dat ik dat doe. Maar inmiddels ben ik zo verwend door jou. Je regelt erop los en neemt ook alles uit mijn handen. Daarnaast ben je attent tegen mijn werknemers. Als iemand een jaar in dienst is, dan zorg jij dat daar iets leuks voor geregeld wordt. Ook dat maakt mij een betere ondernemer en werkgever.”

A: “Dat is heel lief. Maar jij snapt ook het assistantvak. Dat is voor mij ook heel fijn. Je laat mij volledig los, vertrouwt me. We hebben vaste dagen per week afgesproken dat ik hoofdzakelijk voor jou werk. Maar jij mag me altijd - op welke dag en tijdstip dan ook -  bellen. Dat vind ik ook horen bij mijn werk als virtual assistant, goed afstemmen wanneer en hoe je beschikbaar bent. En dat jij blij bent met mijn hulp, daar word ik ook blij van. Je bent een geweldige ambassadrice voor me. Je zit me overal te promoten.”

A: “Toen ik voor mezelf begon was Clubp in de opstartende fase. Ik wist meteen dat ik hen in de gaten moest houden. Twee jaar geleden ben ik voor het eerst bij een Clubp-event geweest wat ze midden in het bos organiseerden. Ik vond het geweldig dat ik op deze manier vakgenoten kon ontmoeten. De één is executive assistant, de ander office manager en weer een ander werkt gedetacheerd als personal assistant. We hebben allemaal hetzelfde vak en dat vind ik echt heel fijn. Het brengt je niet alleen connecties en zorgt voor het uitbreiden van je netwerk, maar ook veel informatie. Ik volg veel verschillende workshops om mijn eigen kennis up-to-date houden. Gisteren was er een workshop van Clubp over Artificial Intelligence. Die informatie en kennis die ik op doe, neem ik weer mee naar jou. Bijvoorbeeld hoe ik ChatGPT kan inzetten voor de socials. En als ik iets niet weet, dan ga ik dat bij Clubp-vakgenoten navragen. Op die manier werkt dat dan ook door naar jouw bedrijf.”

M: “Dat klopt en het werkt inderdaad twee kanten op. Ik vind het ook goed dat je zo bezig bent met je ontwikkeling.”

A: “Ik moet wel interessant blijven voor opdrachtgevers. Ze gaan ervan uit dat ik alles weet in mijn expertise. Als ik pretendeer dat ik alle ins en outs van Microsoft 365 weet, moet ik daar wel van op de hoogte blijven. Als ze mij vragen om Outlook gestructureerd in te delen, en ik heb geen idee hoe dat moet, dan heb ik niets te verkopen. Net als een groenteboer zonder bananen. Dan gaan ze naar de Albert Heijn en dat wil ik natuurlijk niet. En dat is ook mijn grootste tip aan assistants: blijf je ontwikkelen, want daarmee onderscheid je je van de rest. En wat zou jouw tip zijn voor andere ondernemers, CEO’s en managers die met assistants werken?”

M: “Neem een goeie! Haha. En laat het los. Veel ondernemers kunnen zaken niet loslaten, maar dat is heel belangrijk. Wees niet bang voor het werken met een freelance virtual assistant. Het biedt je namelijk zoveel meer voordelen dan je denkt. Juist omdat het ook iemand is die voor zichzelf werkt. Ze weten hoe belangrijk het is om goed te zorgen voor eigen klant, en daarbij ook voor jouw eigen klanten.”